A ElectroNeek mantém o controle dos gastos com SaaS e da conformidade com o 1Password

O Trelica é um grande ativo para a empresa, à medida que continuamos a crescer de forma rápida.

Oleg Lekuchev
Vice President of IT

O sucesso da ElectroNeek como plataforma líder em RPA para TI e provedores de serviços gerenciados veio em paralelo com a triplicação da força de trabalho em apenas dois anos. Para a equipe de TI da ElectroNeek, esse rápido crescimento ressaltou a necessidade de gerenciar mais de 100 aplicativos SaaS do ponto de vista de gastos e conformidade. Desde o suporte a auditorias SOC 2 até a comunicação da eficiência operacional aos investidores, o Trelica sustenta o programa de gestão de SaaS da ElectroNeek.

Resultados

• 100% de visibilidade dos aplicativos gerenciados

• Cerca de 80% dos aplicativos, em termos de gastos, são cobertos pelos conectores do Trelica.

• Redução do tempo e da complexidade das auditorias SOC2

• Proliferação de SaaS reduzida

A dificuldade de gerenciar manualmente as licenças de SaaS

Oleg Lekuchev, Vice-Presidente de TI da ElectroNeek, diz: “No passado, eu tinha um enorme arquivo Excel para rastrear todos os nossos aplicativos SaaS. É justo dizer que a gestão de SaaS era uma dor de cabeça.”

A ElectroNeek também teve dificuldades em ter visibilidade de quem estava usando as licenças pagas ou ver se todas as licenças disponíveis estavam sendo utilizadas. “Sem uma visão detalhada de quem estava usando as licenças e com que frequência eram usadas, era impossível identificar e desativar licenças indesejadas para otimizar nossos gastos com SaaS”, diz Oleg.

Para aumentar a visibilidade e a capacidade de gerenciamento na propriedade de SaaS e relatar com precisão sobre a otimização e os gastos de SaaS às partes interessadas e investidores internos, a ElectroNeek precisava aprimorar e, sempre que possível, automatizar os processos de gerenciamento de SaaS.

Escolher a Trelica para integrações confiáveis e prontas para uso

Após realizar várias provas de conceito para plataformas conhecidas de gerenciamento de SaaS, a ElectroNeek escolheu a Trelica para atualizar seus processos manuais.

Os dados eram precisos e confiáveis, com integrações para 40% dos nossos apps SaaS, abrangendo mais de 80% do total de licenças prontas para uso

Oleg Lekuchev
Vice President of IT

“Algumas soluções pareciam não confiáveis em termos de integrações de aplicativos, com erros em dados importantes, como por exemplo as funções dos usuários, o número de licenças para aplicativos específicos e assim por diante. Com o Trelica, descobrimos que os dados são precisos e confiáveis e temos integrações para cerca de 40% de nossos aplicativos SaaS (que representam muito mais de 80% do total de licenças), tudo pronto para uso".

Para os aplicativos sem APIs (ou aqueles que ofereciam apenas acesso à API por meio de planos premium), Oleg conseguiu rastrear manualmente os detalhes no Trelica para manter 100% de visibilidade do que estava em uso. "Estamos muito felizes com o resultado e o que podemos fazer no Trelica", ele diz.

Proporcionar à equipe de TI uma visibilidade clara dos gastos com SaaS

Com o Trelica, a ElectroNeek alcançou novos níveis de visibilidade e controle sobre o TI sombra, capacitando a equipe de TI a desempenhar um papel de apoio como consultora de tecnologia para o restante da empresa. “Hoje em dia é tão fácil comprar licenças de software online que nunca vamos eliminar completamente a TI sombra, e esse nem é o objetivo”, diz Oleg. “Mas a integração do Trelica com nossos sistemas financeiros significa que as transações de licenças SaaS em cartões corporativos são sinalizadas, permitindo rastrear esses custos com mais eficácia e, quando possível e apropriado, trabalhar com os proprietários dos aplicativos para reduzir custos".

As licenças SaaS em cartões corporativos são sinalizadas, isso ajuda a monitorar os custos com mais eficácia e reduzir o uso de apps quando possível.

Oleg Lekuchev
Vice President of IT

O fácil acesso aos dados de gastos também permite que a ElectroNeek identifique anomalias ou aumentos inesperados nas despesas com SaaS. “Consegui perceber que o custo de um aplicativo havia aumentado 40% no segundo ano, quando a oferta inicial de preço expirou, e isso explicava a diferença”, diz Oleg. “Esse é o tipo de controle de custos detalhado que temos com o Trelica, e é um trunfo para a empresa, à medida que continuamos a crescer”.

Demonstrar a eficiência dos investimentos em SaaS para as partes interessadas internas e os investidores

As licenças SaaS representam um custo operacional significativo para a ElectroNeek, e a transparência e a garantia de valor são fundamentais para todas as partes interessadas. “O Trelica nos ajuda a mostrar aos investidores que temos controle total sobre nossos investimentos em SaaS, o que, por sua vez, demonstra nossa maturidade como organização e gera confiança em nossa marca como nenhuma outra ferramenta consegue demonstrar”, afirma Oleg. “O processo de geração de relatórios sobre os investimentos em SaaS é muito mais rápido, permitindo que apresentar relatórios a investidores e outras partes interessadas em uma fração do tempo que levava antes”.

Gerar relatórios sobre investimento em SaaS mais rápido, apresentando informações a investidores e outras partes interessadas em muito menos tempo.

Oleg Lekuchev
Vice President of IT

Simplificando a conformidade com SOC 2

Alcançar a conformidade de segurança com o SOC 2 ou ISO27001 é um marco importante para qualquer startup. Implementar as estruturas e controles necessários para demonstrar a conformidade coloca uma carga significativa sobre as pequenas equipes de TI.

O processo de auditoria SOC 2 é muito mais rápido, fácil e menos estressante para todos os envolvidos.

Oleg Lekuchev
Vice President of IT

“Em vez de apresentar aos auditores muitas planilhas confusas e inter-relacionadas, agora usamos a Trelica para mostrar rapidamente quais pessoas e funções têm acesso a quais sistemas e aplicativos”, diz Oleg. “Com todos os dados ricos sobre nossos aplicativos SaaS e usuários em um só lugar, o processo de auditoria SOC 2 é muito mais rápido, fácil e menos estressante para todos os envolvidos.”

Proporcionando grandes economias para a empresa

Além de impulsionar a eficiência operacional e atender aos requisitos de conformidade, o Trelica também está proporcionando economia direta nos custos de SaaS para a ElectroNeek. “Se observarmos licenças subutilizadas ou não utilizadas, podemos verificar com os funcionários se eles realmente precisam de uma ferramenta de software específica”, diz Oleg. “Se não precisarem, podemos retirá-la e proporcionar economia à empresa”.

Os recursos de descoberta de aplicativos do Trelica também estão ajudando a ElectroNeek a combater a "expansão" de SaaS, identificando o uso de aplicativos potencialmente sobreposto que pode aumentar os custos e criar uma dor de cabeça de conformidade. “Conseguimos identificar de forma fácil onde temos diferentes aplicativos que desempenham a mesma função ou uma função semelhante”, diz Oleg. “Nesses casos, podemos trabalhar com os funcionários para que eles passem a usar apenas um dos aplicativos e desativar os outros”.