ElectroNeek monitora la spesa SaaS e la conformità con 1Password

Trelica rappresenta una risorsa di grande valore per la nostra azienda, che continua a crescere rapidamente.

Oleg Lekuchev
Vice President of IT

Il successo di ElectroNeek, che è la piattaforma RPA leader per l'IT e i provider di servizi gestiti, è andato di pari passo con la triplicazione della sua forza lavoro nell'arco di appena due anni. Per il team IT di ElectroNeek, questa crescita vertiginosa ha sottolineato la necessità di gestire oltre 100 app SaaS dal punto di vista della spesa e della conformità. Dall'assistenza per gli audit SOC 2 alla comunicazione dell'efficienza operativa agli investitori, Trelica è alla base del programma di gestione SaaS di ElectroNeek.

Risultati

• Visibilità al 100% delle applicazioni gestite

• L'80% delle app, in termini spesa, è coperto dai connettori Trelica

• Riduzione dei tempi e della complessità degli audit SOC2

• Riduzione della diffusione incontrollata del SaaS

La difficoltà di gestire manualmente le licenze SaaS

Oleg Lekuchev, vicepresidente IT di ElectroNeek, afferma: «In passato avevo un enorme file Excel per tenere traccia di tutte le applicazioni SaaS». Non esagero se dico che la gestione SaaS mi faceva venire il mal di testa».

ElectroNeek faceva fatica a vedere chi stava usando le licenze già pagate, o se tutte le licenze venivano effettivamente utilizzate. «Senza una visione dettagliata di chi utilizzava le licenze e con quale frequenza, per noi era impossibile identificare e ritirare le licenze indesiderate per ottimizzare la spesa SaaS», ricorda Lekuchev.

Per aumentare la visibilità e la gestibilità dell'intero patrimonio SaaS e per riportare accuratamente l'ottimizzazione e la spesa SaaS agli stakeholder interni e agli investitori, ElectroNeek doveva migliorare e, ove possibile, automatizzare i suoi processi di gestione SaaS.

Scegliere Trelica per integrazioni affidabili e pronte all'uso

Dopo aver eseguito diversi proof-of-concept per note piattaforme di gestione SaaS, ElectroNeek ha scelto Trelica per aggiornare i suoi processi manuali.

I dati sono precisi e affidabili, con integrazioni per circa il 40% delle nostre app SaaS.Questo copre oltre l'80% delle licenze totali

Oleg Lekuchev
Vice President of IT

«Alcune soluzioni sembravano inaffidabili in termini di integrazioni di app, con errori che comparivano nei dati chiave come i ruoli degli utenti, il numero di licenze per app specifiche e così via. Con Trelica, abbiamo riscontrato che i dati sono accurati e affidabili e otteniamo integrazioni per circa il 40% delle nostre app SaaS (che rappresentano molto più dell'80% delle licenze totali), tutte pronte all'uso.

Per le app senza API (o quelle che offrivano l'accesso alle API solo tramite piani premium), Oleg è stato in grado di tracciare manualmente i dettagli in Trelica in modo da mantenere il 100% di visibilità di ciò che era in uso. «Siamo davvero contenti di come è venuto fuori e di quello che possiamo fare in Trelica», afferma.

Fornire al team IT una chiara visibilità della spesa SaaS

ElectroNeek ha ottenuto nuovi livelli di visibilità e controllo sullo shadow IT con Trelica, consentendo al team IT di svolgere un ruolo di supporto come consulente tecnologico per il resto dell'azienda. «Oggi è così facile acquistare licenze software online, che non riusciremo mai a eliminare del tutto lo shadow IT. Comunque non è questo il nostro obiettivo», dice Lekuchov. L'integrazione di Trelica con i sistemi di finance della nostra azienda comporta che le transazioni per le licenze SaaS sulle carte aziendali vengono segnalate, permettendoci così di tenere traccia di questi costi in modo più efficace e, laddove possibile e opportuno, di lavorare con gli owner delle applicazioni per ridurre i costi.

Sulle carte aziendali le licenze SaaS sono flaggate. Questo ci aiuta a monitorare meglio i costi e a negoziare scontistiche con gli owner delle app.

Oleg Lekuchev
Vice President of IT

L'accesso immediato ai dati di spesa consente anche a ElectroNeek di individuare anomalie o aumenti inaspettati nelle spese SaaS. «Ho potuto constatare che il costo di un'applicazione era aumentato del 40% nel secondo anno, quando l'offerta di prezzo iniziale era scaduta e questo ha spiegato la differenza», dice Oleg. «Questo è il tipo di controllo granulare dei costi che otteniamo con Trelica, ed è un enorme vantaggio per l'azienda mentre continuiamo a crescere rapidamente.»

Dimostrare l'efficienza della spesa SaaS agli stakeholder interni e agli investitori

Le licenze SaaS rappresentano un costo operativo significativo per ElectroNeek, e la trasparenza e la garanzia del valore sono fondamentali per tutti gli stakeholder. «Trelica ci aiuta a dimostrare agli investitori che abbiamo il pieno controllo delle nostre spese SaaS, e questo a sua volta dimostra la nostra maturità come organizzazione, che crea fiducia nel nostro marchio come nient'altro», afferma Oleg. «Il processo di rendicontazione delle spese SaaS è molto più rapido e mi consente di presentare i report agli investitori e agli altri stakeholder in una frazione del tempo precedentemente impiegato».

La rendicontazione sulla spesa SaaS è molto più veloce, permettendomi di riferire a investitori e stakeholder in poco tempo rispetto a prima.

Oleg Lekuchev
Vice President of IT

Semplificazione della conformità SOC 2

Raggiungere la conformità alla sicurezza con SOC 2 o ISO27001 è una pietra miliare importante per qualsiasi start-up. L'implementazione dei framework e dei controlli necessari per dimostrare la conformità rappresenta un onere significativo per i piccoli team IT.

Il processo di auditing SOC 2 è molto più veloce, più facile e meno stressante per tutti i soggetti coinvolti.

Oleg Lekuchev
Vice President of IT

«Invece di presentare agli auditor tanti fogli di calcolo confusi e collegati, ora usiamo Trelica per mostrare rapidamente quali persone e ruoli hanno accesso a quali sistemi e applicazioni», afferma Lekuchov. «Con tutti i dati relativi alle nostre applicazioni SaaS e ai nostri utenti in un unico posto, il processo di revisione SOC 2 è molto più veloce, più facile e meno stressante per tutti i soggetti coinvolti».

Offrire grandi risparmi sui costi per l'azienda

Oltre a promuovere l'efficienza operativa e a soddisfare i requisiti di conformità, Trelica offre anche risparmi diretti sui costi SaaS per ElectroNeek. «Se vediamo licenze sottoutilizzate o non utilizzate, possiamo contattare i dipendenti e vedere se hanno davvero bisogno di quel particolare strumento software», afferma Oleg. «Se non lo fanno, possiamo ritirarlo e restituire i risparmi all'azienda».

Le funzionalità di scoperta delle app di Trelica aiutano ElectroNeek a combattere la «diffusione incontrollata» del SaaS, identificando sovrapposizioni nell'uso delle app che possono far lievitare i costi e creare problemi di conformità. «Possiamo facilmente identificare dove abbiamo app diverse che svolgono la stessa funzione o una funzione simile», afferma Oleg. «In questi casi, possiamo collaborare con i dipendenti per passare a una sola delle app e ritirare le altre dal nostro patrimonio».