ElectroNeek maîtrise les dépenses SaaS et la conformité avec 1Password

Trelica est un atout majeur pour accompagner la croissance rapide de notre entreprise.

Oleg Lekuchev
Vice President of IT

Le succès d’ElectroNeek, plateforme RPA leader pour les fournisseurs informatiques et de services gérés, s’est accompagné d’un triplement de ses effectifs en seulement deux ans. Pour l’équipe informatique d’ElectroNeek, cette croissance rapide a souligné la nécessité de gérer plus de 100 applications SaaS sur le plan des dépenses et de la conformité. De la prise en charge des audits SOC 2 à la communication de l’efficacité opérationnelle aux investisseurs, Trelica soutient le programme de gestion SaaS d’ElectroNeek.

Résultats

• Visibilité à 100 % des applications gérées

• 80 % des applications par dépenses sont couvertes par les connecteurs Trelica

• Réduction du temps et de la complexité des audits SOC2

• Réduction de la prolifération des solutions SaaS

La difficulté de gérer manuellement les licences SaaS

Oleg Lekuchev, vice-président IT chez ElectroNeek, déclare : « Auparavant, j’avais un énorme fichier Excel pour suivre toutes nos applications SaaS. On peut dire sans exagérer que la gestion du SaaS était un vrai casse-tête. »

ElectroNeek rencontrait aussi des difficultés pour identifier les utilisateurs des licences payantes et vérifier si toutes les licences disponibles étaient utilisées. « Sans visibilité détaillée sur qui utilisait les licences et à quelle fréquence, il était impossible d’identifier et de supprimer les licences inutiles pour optimiser nos dépenses SaaS », explique Oleg.

Pour mieux visualiser et gérer l’ensemble de son parc SaaS, et pour rendre compte avec précision de l’optimisation et des dépenses SaaS aux parties prenantes internes et aux investisseurs, ElectroNeek devait améliorer et, dans la mesure du possible, automatiser ses processus de gestion SaaS.

Choisir Trelica pour des intégrations fiables et prêtes à l'emploi

Après avoir effectué plusieurs tests de faisabilité sur des plateformes de gestion SaaS bien connues, ElectroNeek a choisi Trelica pour améliorer ses processus manuels.

Les données étaient fiables, avec des intégrations pour environ 40 % des applications SaaS, soit plus de 80 % du total des licences prêtes à l’emploi.

Oleg Lekuchev
Vice President of IT

« Certaines solutions ne semblaient pas fiables en termes d’intégration d’applications : des erreurs apparaissaient dans des données clés telles que les rôles des utilisateurs, le nombre de licences pour des applications spécifiques, etc. Avec Trelica, nous avons constaté que les données étaient précises et fiables, et nous avons intégré environ 40 % de nos applications SaaS (ce qui représente bien plus de 80 % du total des licences), toutes prêtes à l’emploi. »

Pour les applications sans API (ou celles qui n’offraient un accès API que via des forfaits premium), Oleg a pu suivre manuellement chaque détail dans Trelica afin de maintenir une visibilité à 100 % sur ce qui était utilisé. « Nous sommes vraiment ravis du résultat et de ce que nous pouvons faire dans Trelica », déclare-t-il.

Donner à l’équipe informatique une visibilité claire sur les dépenses SaaS

ElectroNeek a gagné de nouveaux niveaux de visibilité et de contrôle sur le shadow IT grâce à Trelica, ce qui permet à l’équipe informatique de jouer un rôle de soutien en tant que conseillère technologique auprès du reste de l’entreprise. « Acheter des licences logicielles en ligne est aujourd’hui tellement simple que le shadow IT ne pourra jamais disparaître totalement, et ce n’est d’ailleurs pas le but », explique Oleg. « Grâce à l’intégration de Trelica à nos systèmes financiers, les transactions pour les licences SaaS sur les cartes d’entreprise sont signalées, pour mieux suivre ces coûts et, lorsque c’est possible et approprié, collaborer avec les propriétaires d’applications pour les réduire. »

Les licences SaaS sur les cartes d’entreprise sont signalées, pour mieux suivre ces coûts et collaborer avec les propriétaires pour les réduire.

Oleg Lekuchev
Vice President of IT

L’accès rapide aux données sur les dépenses permet également à ElectroNeek de détecter les anomalies ou les augmentations inattendues des dépenses SaaS. « J’ai pu voir que le coût d’une application avait augmenté de 40 % au cours de la deuxième année, lorsque l’offre de prix initiale a expiré, et que cela expliquait la différence », dit Oleg. « C’est le genre de contrôle granulaire des coûts que nous obtenons avec Trelica, et c’est un atout énorme pour l’entreprise dans le contexte de notre croissance rapide. »

Démontrer l'efficacité des dépenses SaaS aux parties prenantes internes et aux investisseurs

Les licences SaaS représentent un coût opérationnel important pour ElectroNeek, et la transparence ainsi que l’assurance de la valeur sont essentielles pour toutes les parties prenantes. « Trelica nous aide à montrer aux investisseurs que nous contrôlons totalement nos dépenses SaaS, ce qui reflète notre maturité en tant qu’organisation et renforce la confiance dans notre marque comme rien d’autre », précise Oleg. « Le processus de reporting sur les dépenses SaaS est beaucoup plus rapide, ce qui me permet de rendre compte aux investisseurs et aux autres parties prenantes en une fraction du temps qu’il fallait auparavant. »

Le reporting sur les dépenses SaaS est accéléré, je peux ainsi rendre compte aux investisseurs et aux autres parties prenantes en un temps record.

Oleg Lekuchev
Vice President of IT

Rationalisation de la conformité SOC 2

L’obtention de la conformité à la norme de sécurité SOC 2 ou ISO27001 est une étape importante pour toute jeune entreprise. La mise en œuvre des cadres et des contrôles nécessaires pour démontrer la conformité représente une charge importante pour les petites équipes informatiques.

Le processus d’audit SOC 2 est beaucoup plus rapide, plus facile et moins stressant pour toutes les personnes impliquées.

Oleg Lekuchev
Vice President of IT

« Au lieu de présenter aux auditeurs des feuilles de calcul confuses et interdépendantes, nous utilisons maintenant Trelica pour montrer exactement quelles personnes et quels rôles ont accès à quels systèmes et applications », indique Oleg. « Avec toutes les données sur nos applications SaaS et leurs utilisateurs en un seul endroit, le processus d’audit SOC 2 est beaucoup plus rapide, plus facile et moins stressant pour toutes les personnes impliquées. »

Réaliser d’importantes économies pour l’entreprise

En plus d'améliorer l'efficacité opérationnelle et de répondre aux exigences de conformité, Trelica permet également à ElectroNeek de réaliser des économies directes sur les coûts du SaaS. « Si nous constatons des licences sous-utilisées ou inutilisées, nous pouvons nous renseigner auprès des employés pour voir s'ils ont vraiment besoin de cet outil logiciel en particulier », explique Oleg. « S'ils ne le font pas, nous pouvons le retirer et reverser les économies réalisées à l'entreprise. »

Les fonctions de découverte d’applications de Trelica aident également ElectroNeek à lutter contre la prolifération des applications SaaS en identifiant les utilisations potentiellement redondantes susceptibles d’augmenter les coûts et de complexifier la conformité. « Nous pouvons facilement identifier les différentes applications qui remplissent la même fonction ou une fonction similaire », explique Oleg. « Le cas échéant, nous pouvons travailler avec les employés pour les faire passer sur une seule application et retirer les autres de notre parc. »