ElectroNeek se mantiene al tanto del gasto en SaaS y el cumplimiento con 1Password

Trelica es un gran activo para el negocio mientras seguimos creciendo rápidamente.

Oleg Lekuchev
Vice President of IT

El éxito de ElectroNeek como plataforma líder de RPA para proveedores de servicios gestionados y de TI vino acompañado de una ampliación de su plantilla hasta triplicarla en solo dos años. Para el equipo de TI de ElectroNeek, este rápido crecimiento puso de manifiesto la necesidad de gestionar el gasto y el cumplimiento normativo de más de 100 aplicaciones SaaS. Desde facilitar las auditorías SOC 2 hasta comunicar la eficiencia operativa a los inversores, Trelica sustenta el programa de gestión SaaS de ElectroNeek.

Resultados

• Visibilidad total de las aplicaciones gestionadas

• El 80 % de las aplicaciones por gasto están cubiertas por los conectores de Trelica

• Reducción del tiempo y la complejidad de las auditorías SOC2

• Reducción de la proliferación de SaaS

La dificultad de gestionar manualmente las licencias de SaaS

Oleg Lekuchev, vicepresidente de TI de ElectroNeek, cuenta: “Antes tenía un archivo de Excel enorme para hacer un seguimiento de todas nuestras aplicaciones SaaS. Lo cierto es que la gestión de SaaS era un quebradero de cabeza”.

ElectroNeek también tenía dificultades para saber quién utilizaba las licencias de pago o si se estaban utilizando todas las licencias disponibles. “Sin una visión detallada de quién utilizaba las licencias y con qué frecuencia, era imposible identificar y retirar las licencias no necesarias para optimizar nuestro gasto en SaaS”, afirma Oleg.

Para aumentar la visibilidad y la capacidad de gestión de todo el conjunto de aplicaciones SaaS, y para informar con precisión sobre la optimización y el gasto en SaaS a las partes interesadas internas y a los inversores, ElectroNeek necesitaba mejorar y, en la medida de lo posible, automatizar sus procesos de gestión de SaaS.

La elección de Trelica para integraciones fiables y listas para usar

Tras realizar varias pruebas de concepto para plataformas de gestión SaaS conocidas, ElectroNeek eligió Trelica para actualizar sus procesos manuales.

Los datos eran precisos y fiables, con integraciones para casi el 40 % de nuestras apps SaaS —más del 80 % del total de licencias— de forma inmediata

Oleg Lekuchev
Vice President of IT

“Algunas soluciones parecían poco fiables en cuanto a la integración de aplicaciones, ya que aparecían errores en datos clave como las funciones de los usuarios, el número de licencias para aplicaciones específicas, etc. Con Trelica, comprobamos que los datos eran precisos y fiables, y conseguimos integraciones para alrededor del 40 % de nuestras aplicaciones SaaS —que representan mucho más del 80 % del total de licencias—, todo ello de forma inmediata”.

En el caso de las aplicaciones sin API (o aquellas que solo ofrecían acceso a la API a través de planes premium), Oleg pudo realizar un seguimiento manual de los detalles en Trelica para mantener una visibilidad del 100 % de lo que se estaba utilizando. “Estamos muy contentos con el resultado y con lo que podemos hacer en Trelica”, asegura.

Proporcionar al equipo de TI una visibilidad clara del gasto en SaaS

ElectroNeek ha alcanzado nuevos niveles de visibilidad y control sobre la TI en la sombra con Trelica, lo que permite al equipo de TI desempeñar un papel de respaldo como asesor tecnológico para el resto de la empresa. “Ahora es tan fácil comprar licencias de software en línea que nunca eliminaremos por completo la TI en la sombra, y ese no es el objetivo de todos modos”, señala Oleg. “Pero la integración de Trelica con nuestros sistemas financieros significa que las transacciones de licencias SaaS con tarjetas corporativas se marcan, lo que nos permite realizar un seguimiento más eficaz de esos costes y, cuando es posible y apropiado, colaborar con los propietarios de la aplicación para reducir los costes”.

Las licencias SaaS compradas con tarjetas corporativas se marcan: controlamos los costes y colaboramos con propietarios de la app para reducir costes.

Oleg Lekuchev
Vice President of IT

El fácil acceso a los datos de gastos también permite a ElectroNeek detectar anomalías o aumentos inesperados en los gastos de SaaS. “Pude ver que el coste de una aplicación había aumentado un 40 % en el segundo año, cuando venció la oferta de precios inicial, y eso explicaba la diferencia”, apunta Oleg. “Ese es el tipo de control de costes detallado que obtenemos con Trelica, y es un gran activo para la empresa, ya que seguimos creciendo rápidamente”.

Demostrar la eficiencia del gasto en SaaS a las partes interesadas internas y a los inversores

Las licencias SaaS representan un coste operativo significativo para ElectroNeek, y la transparencia y la garantía de valor son fundamentales para todas las partes interesadas. “Trelica nos ayuda a demostrar a los inversores que tenemos un control total sobre nuestro gasto en SaaS, lo que a su vez demuestra nuestra madurez como organización y genera una confianza en nuestra marca sin igual”, asegura Oleg. “El proceso de elaborar informes sobre el gasto en SaaS es mucho más rápido y me permite informar a inversores y partes interesadas con mucha más rapidez”.

La elaboración de informes sobre el gasto en SaaS es mucho más rápida y me permite informar a inversores y partes interesadas con mucha más rapidez.

Oleg Lekuchev
Vice President of IT

Optimizar el cumplimiento del SOC 2

Lograr el cumplimiento de la seguridad según el SOC 2 o la ISO 27001 es un hito importante para cualquier empresa emergente. La implementación de los marcos y controles necesarios para demostrar el cumplimiento supone una carga significativa para los pequeños equipos de TI.

El proceso de auditoría SOC 2 es mucho más rápido, más fácil y menos estresante para todos los involucrados.

Oleg Lekuchev
Vice President of IT

“En lugar de presentar a los auditores un montón de hojas de cálculo confusas e interrelacionadas, ahora utilizamos Trelica para mostrar rápidamente y con exactitud qué personas y cargos tienen acceso a qué sistemas y aplicaciones”, añade Oleg. “Al tener todos los datos de nuestras aplicaciones SaaS y usuarios en un solo lugar, el proceso de auditoría SOC 2 es mucho más rápido, fácil y menos estresante para todas las personas involucradas”.

Trelica ofrece un gran ahorro de costes para la empresa

Además de impulsar la eficiencia operativa y cumplir con los requisitos de cumplimiento normativo, Trelica también ofrece a ElectroNeek un ahorro directo en los costes de SaaS. “Si vemos licencias que no se utilizan o que se usan poco, podemos hablar con los empleados y ver si realmente necesitan esa herramienta de software en concreto”, afirma Oleg. “Si no es así, podemos retirarla y devolver ese ahorro a la empresa”.

Las funciones de detección de aplicaciones de Trelica también están ayudando a ElectroNeek a combatir la “proliferación” de SaaS, ya que identifican el uso de aplicaciones que podrían solaparse, lo que aumentaría los costes y crearía problemas de cumplimiento normativo. “Podemos identificar fácilmente dónde tenemos diferentes aplicaciones que realizan la misma función o una similar”, asegura Oleg. “En estos casos, colaboramos con los empleados para que pasen a utilizar solo una de las aplicaciones y retiramos las demás de nuestro conjunto de aplicaciones”.