Elastic 如何自動化 SaaS 授權最佳化和存取合規

Trelica 讓員工從入職到離職的整個流程全自動化，使我的工作輕鬆許多

Bernard Isibor
Global Manager, IT Ops & Infrastructure at Elastic

結果

• 自動化員工生命週期管理

• 強化安全合規性

• 節省成本和提高效率

Elastic 的 SaaS 管理挑戰

Elastic 採用「分散式設計」的工作架構，擁有超過 3,000 名遠端員工遍布全球，這讓在正確時間提供新進人員合適的 SaaS 工具成了一大挑戰。

Elastic IT 營運與基礎架構全球經理 Bernard Isibor 表示：「如果沒有自動化流程協助安全管理，要在新員工報到前幾個小時於不同時區完成設定相當困難，」他補充說：「我們經常在下班後和週末工作，以確保準時完成所有工作。」

若缺乏自動化的安全管理機制，要在新員工報到前數小時完成設定工作實屬不易，尤其當涉及不同時區時更是如此。

Bernard Isibor
Global Manager, IT Ops & Infrastructure at Elastic

Bernard 指出，員工離職階段的安全合規同樣關鍵，時效性與完整性是公司成功的關鍵要素。雖然 Elastic 的人力資源平台 (Workday) 與 Okta 可自動同步、移除部分 SaaS 應用程式的存取權限，但 IT 團隊仍需確保所有帳號與授權皆被關閉、資料正確封存，並將關鍵資源轉移給適當的人員。

用 Trelica 打造完善的入職與離職流程

Elastic 部署了 Trelica 的 SaaS 管理平台，以自動化工作流程取代大部分手動入職和離職工作，管理員工生命週期中的 SaaS 存取。

Trelica 與 Okta、Google Workspace 等核心系統整合，能為每位 Elastic 員工建立完整的使用者檔案，涵蓋直屬主管、部門、入/離職日期等人資資訊。然後，Trelica 系統根據這些資料，結合身分識別提供者 Okta，自動替新員工配置所需應用程式，確保第一天報到即能投入工作。

當員工離開 Elastic 時，自動化離職流程會透過 Okta 及應用程式連接器移除所有存取權與授權。離職員工的 Google Drive 資料夾會自動移交主管，以確保業務不中斷、重要資訊不遺失。電子郵件也會自動轉寄，讓團隊運作不受人員離職影響。

「Trelica 讓員工從入職到離職的整個流程全自動化，使我的工作輕鬆許多，」Bernard 表示。「系統會即時通報任何流程異常，確保我們能及時採取行動，並在安全合規問題浮現前就做好準備。」

Trelica 讓員工從入職到離職的整個流程全自動化，使我的工作輕鬆許多。

Bernard Isibor
Global Manager, IT Ops & Infrastructure at Elastic

自動化的入職與離職流程大幅減少了手動操作的時間，Elastic 團隊能專注在更具策略性的任務上。Elastic 業務參與資深總監 Rusty Searle 表示：「Trelica 的自動化工作流程每月幫我們節省好幾小時，讓我們能把焦點放在真正重要的事：為員工提供能發揮最大效能的工具，同時自動維持授權數量的最佳化。」

Elastic 透過 Trelica 持續維持 SaaS 應用程式的最佳規模

Trelica 也協助 IT 團隊確保全球分散的員工都能使用最適合的工具，提升生產力與達成率，同時將使用效率置於首要考量。

Rusty 說：「我可以從系統產生使用報告，分析團隊對主要 SaaS 應用程式的使用情況，據此決定哪些授權應續約、哪些可停用而不影響效率。」

除了在更新前對授權使用情況進行策略性檢閱外，Trelica 還透過持續識別和處理浪費的支出，強化 SaaS 授權效率的廣泛策略。

Rusty 補充：「如果發現某些授權未被使用，Trelica 的自動流程會在 Slack 發送訊息，詢問員工是否仍需該授權。Trelica 讓 IT 與其他部門建立了合作關係，不僅滿足大家的工具需求，也確保支出合理並具可衡量的投資報酬。」

透過這種方式，Elastic 已經能夠減少多個應用程式的授權成本，包括 Zoom、GitHub、monday.com 和 Lucidchart。「我們持續自動重新分配授權，這正是 Trelica 為我們帶來的明顯投資回報。」Rusty 表示。

結論：更高的安全性與安心感

儘管降低 SaaS 支出總是對企業來說是一項勝利，但安全合規是 Trelica 在 Elastic 的最大整體好處。以自動化取代主要人工的員工入職和離職程序，大幅提高了效率，並有助於確保安全性合規管理。

我們透過調整 SaaS 授權規模大幅節省了成本，但 Trelica 的自動化功能提供了無價的安全性、合規性和安心。

Rusty Searle
Senior Director, Business Engagement at Elastic

Rusty 總結：「Trelica 讓我們確信離職員工無法再存取任何業務應用程式或資料，減少潛在的安全風險，也讓團隊壓力大幅降低。」

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