零接觸存取管理與 SaaS 優化幫助 Flipdish 擴展

SaaS Manager 的自動化功能識別不活躍的使用者並消除過度配置，幫助我們顯著降低 SaaS 開支。

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

Flipdish 自 2015 年成立以來經歷了巨大的成長，並在 2022 年達到獨角獸地位。手動 SaaS 管理流程難以跟上變化的速度。為了更好地了解和控制 SaaS 許可證和支出，同時確保團隊擁有有效工作和協作所需的所有工具，Flipdish 部署了 SaaS Manager 的 SaaS 管理平台。

結果

• 在不到 5 分鐘內發現 1,000 多個應用程式

• SaaS 支出減少 35%

• 自動化存取請求管理

獨角獸需要 IT 成熟度來維持成長

作為一家充滿活力且快速成長的公司，Flipdish 完全仰賴雲端平台與應用程式營運。此模式在技術的運用與更迭上提供了靈活性，以配合業務擴張。然而，這種雲端原生的作法，也為 IT 管理帶來了巨大的挑戰。

Flipdish IT 主管 Leon Weavers 表示：「我們原本以手動方式在試算表中追蹤應用程式，記錄軟體負責人、授權數量及預估的使用率等細節。但公司成長速度太快，我們根本跟不上同仁們採用新應用程式的腳步。」

另一大關鍵挑戰在於有效的權限管理。Leon 指出：「授權的佈建與取消皆為手動作業，不僅耗時且效率不彰。由於無法明確掌握各軟體的實際使用者，更衍生出離職員工仍可能保有應用程式存取權的風險。」

將 Okta 與 SaaS 管理平台結合

Flipdish 的 IT 團隊部署了 Okta 進行身分管理與核心應用程式的存取控制。然而，Okta 的涵蓋範圍僅限於部分應用程式，通常是 IT 團隊已具備一定掌控度的軟體，因此，還有數百款應用程式等著我們去發現並做好資安防護。Leon 表示：「Okta 讓我們踏出成功的第一步，但對於公司所有的 SaaS 服務，我們還是不太清楚全貌。」

在缺乏全面的應用程式使用清單和我們所支付的授權費用的情況下，我們在執行 IT 策略時遇到了困難。

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

為彌補此不足，並獲取關於 SaaS 使用狀況與支出真正具意義之洞察，Flipdish 評估了數款可與 Okta 搭配使用的 SaaS 管理平台。Leon 表示：「很明顯，SaaS Manager的功能很適合，能與我們在 Okta 上的投資形成互補，且其定價極具競爭力。SaaS Manager 團隊與我們密切合作，深入瞭解我們的業務，並確保我們能成功運用他們的產品。」

發現近 1,000 個正在使用的 SaaS 應用程式

在將系統連結至 SaaS Manager 的數分鐘內，Flipdish 便發現員工正在使用數百種不同的應用程式。「老實說我們有點嚇一跳，沒想到大家用了這麼多種。但能一眼看清全貌，對我們後續有效管理軟體來說，絕對是關鍵的第一步。」

Flipdish 也將 SaaS Manager 串接到公司的財務管理系統，讓 SaaS 清單更加完整，從而清晰掌握各項採購的來源、負責人及其核銷方式（費用報支或發票請款）。

在部署 SaaS Manager 後的幾分鐘內，我們對 SaaS 的使用和支出有了深入的了解，這意味著我們可以立即採取行動來提高效率。

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

依據瞭解的 SaaS 情況縮減成本

Flipdish 利用 SaaS Manager 的洞察，整合了其應用程式，並將整體 SaaS 支出降低了 35%。

Flipdish 節省 SaaS 花費的第一招，就是找出重複購買的軟體，也就是大家用了好幾種不同的應用程式來做類似的工作。舉例來說，像專案管理就是這樣。「我們砍掉重複的應用程式之後，使用的軟體總數就從大概 1,000 個減少到只剩 160 個。」

其次，Flipdish 已能識別分配給不活躍用戶的未充分利用的許可證。

SaaS Manager 的自動化功能識別不活躍的使用者並消除過度配置，幫助我們顯著降低 SaaS 開支。

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

SaaS 存取管理的零接觸方法

Flipdish 的目標是以一種可控、可稽核的方式，並在精簡的 IT 團隊盡可能減少手動干預的前提下，引導使用者採用核可工具。入職自動化可確保員工在入職時即取得基本必備應用程式的存取權，然而，許多其他應用程式則需以更彈性的方式，依其實際需求進行管理。

Flipdish IT 團隊推行 SaaS Manager 的「App Hub」，為員工提供一個隨時可用、可搜尋的核可 SaaS 應用程式目錄。Leon 表示：「員工可透過 SaaS Manager 提出存取權限申請，系統將自動轉送其主管審批。這套『零接觸』流程為 IT 團隊節省了大量時間。」

為完善員工生命週期管理，Flipdish 亦運用 SaaS Manager 將離職員工的帳號撤銷配置程序自動化。Leon 表示：「平均每位員工會使用 40 到 50 款應用程式。SaaS Manager 的工作流程能確保在員工離職時，這些帳號會被停用，相關授權也會被回收。此舉不僅為我們節省時間，更能強化資安。」

無需額外資源即可擴展 IT 營運

在全面掌握 SaaS 資產、整合應用程式環境並實現存取管理自動化之後，IT 團隊如今能以相同資源達成遠勝以往的成效。

Leon 表示：「我們持續快速成長，這對公司而言當然是好事，但同時也意味著我們每天需要服務更多使用者。」

SaaS Manager 為我們提供了能夠快速且可靠地佈建、管理及取消佈建軟體的工具，使我們能夠在無需擴編團隊的情況下擴展業務。

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

規劃更光明的未來，實現更智慧的自動化

Flipdish 正與 SaaS Manager 攜手，將其 SaaS 管理能力提升至更高層次。Leon 表示：「我們不滿足於現狀，要精益求精。我們正在規劃授予應用程式臨時存取權的自動化流程，旨在使授權管理更精實，並讓存取控制更加符合規範。」

對零接觸 IT 支援的追求並不止於軟體。SaaS Manager 的 MDM 連接工具能讓 Flipdish 清楚掌握公司有哪些硬體資產及其配發對象。「將既有的 SaaS Manager 工作流程套用到公司的硬體資產管理上，可以確保員工有他們需要的硬體，而且員工離職時我們也能收回來，所有作業均在同一個系統，用同一套流程搞定，非常方便。」

Leon 總結道：「我們已在大規模自動化佈建與取消佈建上奠定了堅實基礎，因此這項功能對我們而言，無疑是如虎添翼。」