Como a Elastic automatiza a otimização de licenças de SaaS e a conformidade de acesso

Da integração ao desligamento de funcionários, a Trelica automatiza o ciclo de vida do usuário, o que facilita muito o meu trabalho

Bernard Isibor
Global Manager, IT Ops & Infrastructure at Elastic

Resultados

• Gerenciamento automatizado do ciclo de vida do funcionário

• Conformidade de segurança aprimorada

• Economia de custos e eficiência

Desafios de gerenciamento de SaaS da Elastic

A estrutura de força de trabalho "distribuída por padrão" da Elastic, com mais de 3.000 funcionários trabalhando remotamente em todo o mundo, apresenta desafios em fornecer aos novos contratados as ferramentas SaaS certas no momento certo.

“Sem processos automatizados para ajudar no gerenciamento da segurança, é realmente difícil configurar novas pessoas apenas algumas horas antes do primeiro dia em vários fusos horários”, diz Bernard Isibor, gerente global de operações e infraestrutura de TI na Elastic. “Muitas vezes trabalhávamos fora do expediente e nos fins de semana para que tudo acontecesse a tempo”, acrescenta.

Sem automação para cuidar da segurança, é difícil configurar novos usuários poucas horas antes do primeiro dia, especialmente em outro fuso horário.

Bernard Isibor
Global Manager, IT Ops & Infrastructure at Elastic

Garantir a conformidade com a segurança durante o desligamento de funcionários é igualmente crucial. Bernard cita tempo e completude como fatores-chave para o sucesso da empresa. Embora uma sincronização direta entre a plataforma de RH da Elastic (Workday) e a Okta automatize a primeira etapa da remoção do acesso a um subconjunto de aplicativos SaaS, a equipe de TI ainda precisava garantir que todo o acesso e todas as licenças fossem removidos, que as informações fossem arquivadas corretamente e que os recursos críticos fossem transferidos para as pessoas certas.

A Trelica ajuda a acertar na integração e no desligamento

A Elastic implantou a plataforma de gerenciamento de SaaS da Trelica para substituir grande parte do trabalho manual de integração e desligamento por fluxos automatizados que gerenciam o acesso a SaaS em todo o ciclo de vida dos funcionários.

As integrações com sistemas-chave, como Okta e Google Workspace, mantêm perfis de usuário detalhados na Trelica para todos os "Elasticians", completos com informações básicas de RH, como o gerente de linha do funcionário, departamento e datas de contratação/saída. A Trelica usa essas informações e trabalha em conjunto com a Okta, provedora de identidade da Elastic, para garantir que os novos colaboradores sejam automaticamente provisionados nos aplicativos necessários, a tempo para o primeiro dia de trabalho.

Quando um funcionário deixa a Elastic, os fluxos de desligamento removem automaticamente o acesso e as licenças, via Okta e diretamente por meio de conectores de aplicativos. As pastas do Google Drive dos funcionários que saem são transferidas para os gerentes de linha para garantir a continuidade dos negócios e evitar a perda de informações importantes. Da mesma forma, os e-mails são redirecionados para os gerentes de linha para que o trabalho possa continuar sem interrupções quando um membro da equipe sai.

“Da integração ao desligamento de funcionários, a Trelica automatiza o ciclo de vida do usuário, o que facilita muito o meu trabalho”, diz Bernard. “Relatórios pontuais de qualquer exceção no processo garantem que possamos agir e nos antecipar às questões de conformidade com a segurança.”

Da integração ao desligamento de funcionários, a Trelica automatiza o ciclo de vida do usuário, o que facilita muito o meu trabalho.

Bernard Isibor
Global Manager, IT Ops & Infrastructure at Elastic

Com processos automatizados de integração e desligamento, a equipe da Elastic economiza tempo no trabalho manual que pode ser melhor gasto em iniciativas estratégicas. Rusty Searle, diretor sênior de engajamento empresarial da Elastic, diz: "Estamos economizando horas por mês com os fluxos de trabalho automatizados da Trelica, o que significa que podemos nos concentrar no que realmente importa: dar ao nosso pessoal as ferramentas necessárias para maximizar a produtividade e, ao mesmo tempo, garantir que nossa trilha de licença seja constante e automaticamente dimensionada."

A Elastic mantém os aplicativos SaaS dimensionados corretamente com a Trelica

A Trelica também ajuda a equipe de TI a garantir que a força de trabalho distribuída da empresa tenha acesso a todas as melhores ferramentas de tecnologia para impulsionar a produtividade e o sucesso, mantendo a eficiência como prioridade.

“Posso obter relatórios que mostram a interação do usuário com nossos principais aplicativos SaaS”, afirma Rusty, “isso permite que tomemos decisões informadas sobre quantas licenças devem ser renovadas e quantas podem ser 'aposentadas' sem afetar a produtividade.”

Além das análises táticas de uso das licenças antes das renovações, a Trelica sustenta uma estratégia mais ampla de eficiência de licenciamento SaaS ao identificar e tratar continuamente os gastos desperdiçados.

“Se parecer que as licenças não estão sendo utilizadas, os fluxos de trabalho da Trelica enviarão mensagens no Slack para perguntar aos colegas se ainda precisam dessa licença específica”, acrescenta Rusty. “A Trelica cria uma parceria entre a TI e o restante da empresa que garante que atendamos às necessidades de ferramentas de todos, ao mesmo tempo em que garantimos que os gastos relacionados sejam otimizados e proporcionem um ROI demonstrável.”

Dessa forma, a Elastic conseguiu reduzir os custos de licenciamento de vários aplicativos, incluindo Zoom, GitHub, Monday.com e Lucidchart. “Nós reutilizamos continuamente as licenças do nosso portfólio de uma forma automatizada, o que representa um ROI significativo com a Trelica”, diz Rusty.

Resultado: segurança e tranquilidade

Embora reduzir os gastos com SaaS sempre seja uma vitória para a empresa, a conformidade com a segurança é o maior benefício geral da Trelica na Elastic. A substituição dos processos, em grande parte manuais, de integração e desligamento de funcionários por automações melhorou significativamente a eficiência e ajudou a garantir o gerenciamento da conformidade com a segurança.

Economizamos bem ao dimensionar corretamente as licenças SaaS, mas a automação da Trelica oferece segurança, conformidade e tranquilidade inestimáveis

Rusty Searle
Senior Director, Business Engagement at Elastic

“A Trelica também nos dá total confiança de que quem sai não pode mais acessar aplicativos ou dados de negócios, mitigando o risco concreto de uma possível violação de segurança e tirando uma enorme pressão da equipe”, conclui Rusty.

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