O gerenciamento de acesso sem intervenção e a otimização de SaaS ajudam a Flipdish a crescer

As automações do Trelica identificam usuários inativos e eliminam o excesso de provisionamento, ajudando a reduzir nossos gastos com SaaS.

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

A Flipdish experimentou um enorme crescimento desde a criação em 2015, alcançando o status de unicórnio em 2022. Os processos manuais de gerenciamento de SaaS sofriam para acompanhar o ritmo das mudanças. Para ter mais visibilidade e controle das licenças e gastos com SaaS, garantindo ao mesmo tempo que as equipes tenham todas as ferramentas necessárias para trabalhar e colaborar de forma eficaz, a Flipdish implementou a plataforma de gerenciamento de SaaS do Trelica.

Resultados

• Mais de 1.000 aplicativos descobertos em menos de 5 minutos

• Redução de 35% nos gastos com SaaS

• Gerenciamento automatizado de solicitações de acesso

Empresas unicórnio precisam de maturidade em TI para sustentar o crescimento

Como uma empresa dinâmica e de rápido crescimento, a Flipdish opera inteiramente em plataformas e aplicativos baseados em nuvem, o que proporcionou flexibilidade na forma como a tecnologia foi utilizada e substituída à medida que os negócios cresciam. No entanto, essa abordagem nativa da nuvem também trouxe desafios de gerenciamento de TI.

“Estávamos rastreando aplicativos manualmente em uma planilha, registrando detalhes como o proprietário do software, os direitos das licenças e nossa melhor estimativa de utilização”, diz Leon Weavers, chefe de TI da Flipdish. “Mas estávamos crescendo tão rápido que não conseguíamos acompanhar todos os novos aplicativos que as pessoas estavam adotando.”

Outro desafio foi a gestão eficaz do acesso. “O provisionamento e o desprovisionamento de licenças eram manuais, o que consumia muito tempo e era ineficiente. Sem uma visibilidade clara de quem estava usando o quê, também havia o risco de que os usuários mantivessem o acesso aos aplicativos”, diz Leon.

Combinando o Okta com uma plataforma de gerenciamento SaaS

A equipe de TI da Flipdish implementou o Okta para gerenciamento de identidades e para controlar o acesso a aplicativos importantes. Mas o Okta cobria apenas um subconjunto de aplicativos, normalmente aqueles sobre os quais a equipe de TI já tinha um controle razoável, então a descoberta e a proteção de centenas de outros aplicativos continuavam sendo um desafio. “O Okta foi um bom primeiro passo para nós, mas ainda tínhamos visibilidade limitada de nossa propriedade de SaaS”, diz Leon.

Sem um inventário completo dos apps em uso e das licenças pelas quais estávamos pagando, tínhamos dificuldades para executar nossa estratégia de TI.

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

Para preencher essas lacunas e obter insights realmente significativos sobre a utilização e os gastos com SaaS, a Flipdish explorou várias plataformas de gerenciamento de SaaS para usar junto com a Okta. “Ficou claro que a Trelica ofereceu a funcionalidade certa para complementar nosso investimento na Okta, e tudo por um preço competitivo”, diz Leon. “A equipe da Trelica trabalhou em estreita colaboração conosco para entender nosso negócio e garantir que tivéssemos sucesso com seu produto.”

Quase 1.000 aplicativos SaaS em uso

Em poucos minutos após conectar os sistemas ao Trelica, a Flipdish conseguiu ver que os funcionários estavam acessando centenas de aplicativos diferentes. "Ficamos um pouco chocados ao ver quantos aplicativos as pessoas estavam usando, mas alcançar essa visão abrangente do ambiente foi um primeiro passo importante em nossa busca para gerenciar melhor nosso software".

O Trelica foi integrado à plataforma de gestão financeira da Flipdish para enriquecer ainda mais o inventário de SaaS, fornecendo informações claras sobre onde as compras foram feitas, por quem foram feitas e se foram contabilizadas como despesas ou faturas.

A análise detalhada e rápida do uso e investimentos em SaaS após a implementação do Trelica nos permitiu tomar medidas para aumentar a eficiência.

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

Transformar insights de descoberta de SaaS em economia de custos

A Flipdish aproveitou os insights do Trelica para consolidar os aplicativos e reduzir as despesas gerais de SaaS em 35%.

A primeira maneira pela qual a Flipdish reduziu os gastos com SaaS foi identificar a duplicação de aplicativos, onde vários aplicativos estavam sendo usados para atender a necessidades comerciais semelhantes, como gerenciamento de projetos. “Ao remover aplicativos duplicados, consolidamos nosso ambiente de cerca de 1.000 aplicativos para apenas 160.”

Em segundo lugar, a Flipdish conseguiu identificar licenças subutilizadas atribuídas aos usuários inativos.

As automações do Trelica identificam usuários inativos e eliminam o excesso de provisionamento, ajudando a reduzir nossos gastos com SaaS.

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

Uma abordagem sem contato para o gerenciamento de acesso SaaS

O objetivo da Flipdish era direcionar os usuários para ferramentas aprovadas de forma controlada e auditável, tudo com a menor intervenção manual possível de uma pequena equipe de TI. A automação da integração garante que os funcionários tenham acesso aos aplicativos de "direito de nascença" quando entram na empresa, mas muitos outros aplicativos precisam ser gerenciados de forma mais flexível, "conforme necessário".

A equipe de TI da Flipdish lançou o “App Hub” do Trelica para oferecer aos funcionários um catálogo prontamente disponível e pesquisável de aplicativos SaaS aprovados. “Os funcionários podem usar o Trelica para fazer solicitações de acesso que são encaminhadas automaticamente ao gerente para aprovação”, diz Leon. “Essa abordagem de 'zero contato' está economizando muito tempo para a equipe de TI”.

Para completar o ciclo de vida dos funcionários, a Flipdish também está usando o Trelica para automatizar o desprovisionamento de funcionários que saem da empresa. “Um funcionário médio usa de 40 a 50 aplicativos. Os fluxos de trabalho do Trelica garantem que essas contas sejam desativadas e que as licenças sejam recuperadas quando alguém sai”, diz Leon. “Isso não só nos poupa tempo, mas também maximiza a segurança”.

Escalar as operações de TI sem recursos adicionais

Com visibilidade total do patrimônio de SaaS, um ambiente de aplicativos consolidado e fluxos de trabalho automatizados para gerenciamento de acesso, a equipe de TI agora pode fazer muito mais com os mesmos recursos.

“Continuamos crescendo rapidamente, o que é uma ótima notícia para a empresa, mas também significa atender mais usuários todos os dias”, diz Leon.

O Trelica oferece ferramentas para provisionar, gerenciar e desprovisionar de forma rápida e confiável, ajudando a escalar sem aumentar nossa equipe.

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

Planejando um futuro ainda mais brilhante e automatizado

A Flipdish agora está trabalhando com o Trelica para levar os recursos de gerenciamento de SaaS a um novo patamar. Leon diz: 'Não estamos satisfeitos em ficar parados'. Agora estamos analisando automações que concedam acesso temporário aos aplicativos, para tornar o gerenciamento de licenças mais enxuto e o controle de acesso ainda mais compatível.”

A busca por suporte de TI sem contato não se limita ao software. Os conectores MDM do Trelica oferecem uma imagem clara dos ativos de hardware e dos funcionários aos quais eles estão atribuídos. “Estender os fluxos de trabalho existentes do Trelica para nossa propriedade de hardware garantirá que os funcionários tenham as ferramentas de hardware de que precisam e que esses ativos sejam recuperados dos que abandonam a empresa, tudo em uma única plataforma e com um único conjunto de fluxos de trabalho”.

“Já temos uma base sólida para provisionamento e desprovisionamento automatizados em grande escala, então essa é realmente a cereja do bolo para nós”, conclui Leon.