Elastic 如何自动化 SaaS 许可证优化和访问合规性

从员工入职到离职，Trelica 实现了用户全生命周期的自动化管理，这让我的工作轻松了许多

Bernard Isibor
Global Manager, IT Ops & Infrastructure at Elastic

结果

• 自动化员工生命周期管理

• 增强安全合规性

• 节约成本和提高效率

Elastic 的 SaaS 管理挑战

Elastic 采用“分布式设计”的员工结构，拥有 3000 多名员工在全球各地远程办公，这给在合适的时间为新员工提供合适的 SaaS 工具带来了挑战。

Elastic IT 运营与基础设施全球经理 Bernard Isibor 表示：“如果没有自动化流程来帮助进行安全管理，那么在新员工入职前几个小时就很难跨越多个时区进行设置。”他补充说：“我们经常在下班后和周末加班，以确保一切按时完成。”

如果安全管理没有实现自动化，要在新员工入职当天的前几个小时为他们完成入职设置会很困难，尤其是涉及不同时区的时候。

Bernard Isibor
Global Manager, IT Ops & Infrastructure at Elastic

确保员工离职过程中的安全合规性同样至关重要，Bernard 指出时机和完整性是公司成功的关键因素。尽管 Elastic 的人力资源平台 (Workday) 与 Okta 之间的直接同步可自动完成移除 SaaS 应用程序子集访问权限的第一步，但 IT 团队仍然必须确保移除所有访问权限和许可证，信息被正确存档，并将关键资源转移给正确的人员。

使用 Trelica 正确进行入职和离职管理

Elastic 部署了 Trelica 的 SaaS 管理平台，以自动化工作流程取代大部分手动入职和离职工作，从而管理员工生命周期中的 SaaS 访问权限。

与 Okta 和 Google Workspace 等关键系统的集成，为所有“Elasticians”维护详细的 Trelica 用户档案，其中包含基本的人力资源信息，例如员工的直属经理、部门和入职/离职日期。随后，Trelica 会利用这些信息，并与 Elastic 的身份验证提供商 Okta 协同工作，确保新员工在入职首日就能及时自动获得所需应用的使用权限。

当员工从 Elastic 离职时，离职流程会自动移除访问权限和许可证——通过 Okta 和直接通过应用连接器。离职者的 Google Drive 文件夹会转给直属经理，以确保业务连续性，防止重要信息丢失。同样，当团队成员离职时，电子邮件会被转发给直属经理，以便工作能够不间断地继续进行。

“从入职到离职，Trelica 实现了用户生命周期的自动化，这让我的工作轻松了很多，”Bernard 说。“及时报告任何流程异常情况，确保我们能够采取行动，并提前应对安全合规性问题。”

从员工入职到离职，Trelica 实现了用户全生命周期的自动化管理，这让我的工作轻松了许多。

Bernard Isibor
Global Manager, IT Ops & Infrastructure at Elastic

通过入职和离职流程的自动化，Elastic 团队节省了大量原本用于手动操作的时间，这些时间可以更好地投入到战略计划中。Elastic 业务拓展高级总监 Rusty Searle 表示：“通过 Trelica 的自动化工作流，我们每月都能节省数小时的时间。这意味着我们可以专注于真正重要的事情：为员工提供所需的工具，以最大限度地提高他们的生产力，同时确保我们的软件许可证规模能够持续自动地保持最优状态。”

Elastic 通过 Trelica 保持 SaaS 应用的合理规模

Trelica 还帮助 IT 团队确保公司分布式员工能够访问所有最佳技术工具，以提高他们的生产力和成功，同时始终将效率放在首位。

Rusty说：“我可以生成显示用户对我们关键 SaaS 应用使用情况的报告，这让我们能够在决定续期多少许可证以及停用多少许可证时做出明智决策，同时又不影响工作效率。”

除了在许可证续期前对其使用情况进行策略性评估外，Trelica 还通过持续识别和解决费用浪费问题，为提升 SaaS 许可证使用效率的更广泛战略提供支持。

“如果发现许可证没有得到充分利用，Trelica 工作流程会向 Slack 发送消息，询问同事是否仍然需要该特定许可证，”Rusty 补充道。“Trelica 在 IT 部门和业务的其他部门之间建立了一种伙伴关系，确保我们满足每个人的工具需求，同时确保相关支出得到优化，并带来可证明的投资回报率。”

通过这种方式，Elastic 降低了包括 Zoom、GitHub、Monday.com 和 Lucidchart 在内的多个应用程序的许可成本。Rusty 表示：“我们不断以自动化的方式重新利用我们产品组合中的许可证，这为 Trelica 带来了显著的投资回报率。”

底线：安全与安心

虽然削减 SaaS 支出对企业而言始终是好事，但在 Elastic，确保安全合规才是 Trelica 带来的最大综合效益。用自动化流程取代大量的手动员工入职和离职流程，显著提升了效率，还有助于保障安全合规管理。

通过调整 SaaS 许可证的规模，我们节省了大量资金，但 Trelica 的自动化提供了无价的安全性、合规性和安心。

Rusty Searle
Senior Director, Business Engagement at Elastic

Rusty 总结说：“Trelica 还让我们充满信心，相信离职者无法再访问业务应用或数据，从而减轻了潜在安全漏洞的重大风险，并减轻了团队的巨大压力。”

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