Cómo Elastic automatiza la optimización de licencias de SaaS y el cumplimiento normativo del acceso

Desde la incorporación hasta la baja, Trelica automatiza el ciclo de vida de los usuarios, lo que me facilita mucho la vida

Bernard Isibor
Global Manager, IT Ops & Infrastructure at Elastic

Resultados

• Gestión automatizada del ciclo de vida de los empleados

• Cumplimiento normativo en materia de seguridad mejorado

• Ahorro de costes y eficiencia

Los retos de la gestión de SaaS de Elastic

La estructura laboral “distribuida por diseño” de Elastic, con más de 3000 empleados que trabajan de forma remota en todo el mundo, presenta desafíos a la hora de proporcionar a los nuevos empleados las herramientas de SaaS adecuadas en el momento adecuado.

“Sin procesos automatizados que ayuden con la gestión de la seguridad, es realmente difícil incorporar a los nuevos empleados apenas unas horas antes de su primer día en distintas zonas horarias”, asegura Bernard Isibor, director global de Operaciones e Infraestructura de TI en Elastic. “A menudo trabajábamos fuera de horario laboral y los fines de semana para que todo estuviera listo a tiempo”, añade.

Sin automatizar la gestión de seguridad, es difícil incorporar nuevos empleados horas antes de su primer día, sobre todo en distintas zonas horarias.

Bernard Isibor
Global Manager, IT Ops & Infrastructure at Elastic

Garantizar el cumplimiento normativo en materia de seguridad durante la baja de los empleados es igual de crucial, y Bernard cita tanto el tiempo como la integridad como factores clave en el éxito de la empresa. Si bien una sincronización directa entre la plataforma de recursos humanos de Elastic (Workday) y Okta automatiza el primer paso de eliminar el acceso a un subconjunto de aplicaciones SaaS, el equipo de TI aún tenía que asegurarse de que se eliminaran todos los accesos y licencias, que la información se archivara correctamente y que los recursos cruciales se transfirieran a las personas adecuadas.

Gestión correcta de la incorporación y baja de empleados con Trelica

Elastic implementó la plataforma de gestión SaaS de Trelica para sustituir gran parte del trabajo manual de incorporación y baja de empleados por flujos de trabajo automatizados que gestionan el acceso a SaaS a lo largo del ciclo de vida de los empleados.

Las integraciones con sistemas clave como Okta y Google Workspace mantienen perfiles detallados de los usuarios de Trelica para todos los “Elasticians”, con información básica de RR. HH. como el superior inmediato del empleado, el departamento y las fechas de contratación y cese. A continuación, Trelica utiliza esta información y trabaja en colaboración con el proveedor de identidad de Elastic, Okta, para garantizar que los nuevos empleados tengan acceso automático a las aplicaciones que necesitan, justo a tiempo para su primer día de trabajo.

Cuando un empleado abandona Elastic, los flujos de trabajo de baja eliminan automáticamente el acceso y las licencias, a través de Okta y directamente a través de los conectores de aplicaciones. Las carpetas de Google Drive de los empleados que abandonan la empresa se transfieren a los supervisores directos para garantizar la continuidad del negocio y evitar la pérdida de información importante. Del mismo modo, los correos electrónicos se redirigen a los supervisores directos para que el trabajo pueda continuar sin interrupciones cuando un miembro del equipo abandona la empresa.

«Desde la incorporación hasta la baja, Trelica automatiza el ciclo de vida de los usuarios, lo que me facilita mucho la vida», afirma Bernard. «Los informes oportunos de cualquier excepción al proceso garantizan que podemos tomar medidas y anticiparnos a los problemas de cumplimiento de seguridad».

Desde la incorporación hasta la baja, Trelica automatiza el ciclo de vida de los usuarios, lo que me facilita mucho la vida.

Bernard Isibor
Global Manager, IT Ops & Infrastructure at Elastic

Gracias a los procesos automatizados de incorporación y baja, el equipo de Elastic ahorra tiempo en tareas manuales que ahora puede dedicar a iniciativas estratégicas. Rusty Searle, director sénior de Compromiso Empresarial de Elastic, afirma: “Ahorramos horas cada mes con los flujos de trabajo automatizados de Trelica, lo que nos permite centrarnos en lo que realmente importa: proporcionar a vuestro personal las herramientas que necesitan para maximizar su productividad, al tiempo que garantizamos que nuestro número de licencias sea siempre el adecuado de forma automática”.

Elastic mantiene el número de licencias de apps SaaS adecuado con Trelica

Trelica también ayuda al equipo de TI a garantizar que la plantilla distribuida de la empresa tenga acceso a las mejores herramientas tecnológicas para impulsar su productividad y éxito, sin perder de vista la eficiencia.

“Puedo generar informes que muestran la interacción de los usuarios con nuestras aplicaciones SaaS clave”, señala Rusty, “lo que nos permite tomar decisiones informadas sobre cuántas licencias renovar y cuántas se pueden ‘retirar’ sin afectar a la productividad”.

Además de las revisiones tácticas de la utilización de las licencias antes de las renovaciones, Trelica refuerza una estrategia más extensa de eficiencia en las licencias SaaS al identificar y abordar continuamente el gasto innecesario.

“Si parece que las licencias no se están utilizando, los flujos de trabajo de Trelica envían mensajes de Slack para preguntar a los compañeros si todavía necesitan esa licencia específica”, añade Rusty. “Trelica crea una colaboración entre el departamento de TI y el resto de la empresa que garantiza que atendemos las necesidades de herramientas de todos, al tiempo que nos aseguramos de optimizar el gasto relacionado y ofrecer un retorno de la inversión demostrable”.

De esta manera, Elastic ha podido reducir los costos de licencias para múltiples aplicaciones, incluidas Zoom, GitHub, Monday.com y Lucidchart. «Reutilizamos continuamente las licencias de nuestra cartera de manera automatizada, lo que representa un ROI significativo con Trelica», dice Rusty.

En resumen: seguridad y tranquilidad

Aunque reducir el gasto en SaaS siempre va a ser beneficioso para la empresa, el cumplimiento normativo en materia de seguridad es la mayor ventaja general de Trelica en Elastic. La sustitución de los procesos de incorporación y baja de empleados, en gran parte manuales, por automatizaciones ha mejorado significativamente la eficiencia y ha ayudado a garantizar la gestión del cumplimiento normativo en materia de seguridad.

Ahorramos mucho al ajustar el volumen de licencias SaaS, pero las automatizaciones de Trelica dan seguridad, cumplimiento y tranquilidad inestimables.

Rusty Searle
Senior Director, Business Engagement at Elastic

“Trelica también nos da plena confianza en que los empleados que abandonan la empresa ya no pueden acceder a las aplicaciones o datos de la empresa, lo que mitiga el riesgo material de una posible violación de la seguridad y alivia enormemente la presión sobre el equipo”, concluye Rusty.

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