La gestión de acceso sin intervención y la optimización de SaaS ayudan a Flipdish a crecer

Las automatizaciones de Trelica identifican usuarios inactivos, eliminan el sobreaprovisionamiento y reducen significativamente nuestro gasto en SaaS.

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

Flipdish experimentó un enorme crecimiento desde su creación en 2015, alcanzando el estatus de unicornio en 2022. Los procesos manuales de gestión de SaaS tenían dificultades para seguir el ritmo de los cambios. Para obtener una mejor visibilidad y control de las licencias y el gasto de SaaS, al tiempo que se garantizaba que los equipos dispusieran de todas las herramientas necesarias para trabajar y colaborar de forma eficaz, Flipdish implementó Trelica, la plataforma de gestión de SaaS.

Resultados

• Más de 1000 aplicaciones detectadas en menos de 5 minutos

• Reducción del 35 % en el gasto en SaaS

• Gestión automatizada de solicitudes de acceso

Las empresas unicornio necesitan madurez tecnológica para mantener su crecimiento

Como empresa dinámica de rápido crecimiento, Flipdish opera íntegramente en plataformas y aplicaciones basadas en la nube, lo que les proporcionaba flexibilidad a la hora de utilizar y sustituir la tecnología a medida que el negocio crecía. Sin embargo, esta estrategia basada en la nube también planteaba importantes retos en materia de gestión de TI.

“Hacíamos un seguimiento manual de las aplicaciones en una hoja de cálculo, registrando datos como el propietario del software, los derechos de licencia y nuestra mejor estimación de utilización”, explica Leon Weavers, director de TI de Flipdish. “Pero estábamos creciendo tan rápido que no podíamos controlar todas las nuevas aplicaciones que el personal estaba adoptando”.

Otro reto clave era la gestión eficaz del acceso. “El aprovisionamiento y la retirada de licencias se realizaban manualmente, lo que requería mucho tiempo y era ineficaz. Sin una visibilidad clara de quién utilizaba qué, también existía el riesgo de que los empleados que abandonaban la empresa conservaran el acceso a las aplicaciones”, señala Leon.

Combinar Okta con una plataforma de gestión de SaaS

El equipo de TI de Flipdish implementó Okta para la gestión de identidades y el control del acceso a aplicaciones clave. Sin embargo, Okta solo cubría un subconjunto de aplicaciones, normalmente aquellas sobre las que el equipo de TI ya tenía un control razonable, por lo que la detección y la protección de cientos de otras aplicaciones seguían siendo un reto. “Okta fue un buen primer paso para nosotros, pero seguíamos teniendo una visibilidad limitada de nuestro conjunto de aplicaciones SaaS”, apunta Leon.

Sin un inventario completo de las aplicaciones en uso y las licencias por las que pagábamos, nos costaba mucho cumplir nuestra estrategia de TI.

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

Para llenar estos vacíos y obtener información verdaderamente significativa sobre la utilización y el gasto de SaaS, Flipdish exploró varias plataformas de gestión de SaaS para usar junto con Okta. «Estaba claro que Trelica ofrecía la funcionalidad adecuada para complementar nuestra inversión en Okta, y todo a un precio competitivo», dice Leon. «El equipo de Trelica trabajó en estrecha colaboración con nosotros para comprender nuestro negocio y garantizar que tuviéramos éxito con su producto».

Detectar casi 1000 aplicaciones SaaS en uso

A los pocos minutos de conectar sus sistemas a Trelica, Flipdish pudo ver que los empleados accedían a cientos de aplicaciones diferentes. “Nos sorprendió un poco ver la cantidad de aplicaciones que utilizaban, pero conseguir esta visión global del entorno fue un primer paso fundamental en nuestro objetivo de gestionar mejor nuestro software”.

Trelica se conectó a la plataforma de gestión financiera de Flipdish para enriquecer aún más el inventario de SaaS con claridad sobre dónde se habían realizado las compras, quién las había realizado y si se habían contabilizado como gastos o se habían facturado.

La información detallada de uso y gasto de SaaS en minutos tras implementar Trelica nos permitió tomar medidas inmediatas para aumentar la eficiencia.

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

Convertir la información obtenida sobre las aplicaciones SaaS en ahorro de costes

Flipdish ha aprovechado la información obtenida de Trelica para consolidar sus aplicaciones y reducir los gastos generales de SaaS en un 35 %.

La primera forma en que Flipdish redujo el gasto en SaaS fue identificando la duplicación de aplicaciones, es decir, los casos en los que se utilizaban varias aplicaciones para satisfacer necesidades empresariales similares, como la gestión de proyectos. “Al eliminar las aplicaciones duplicadas, hemos consolidado nuestro entorno de unas 1000 aplicaciones a solo 160”.

En segundo lugar, Flipdish ha podido identificar licencias que se usan poco asignadas a usuarios inactivos.

Las automatizaciones de Trelica identifican usuarios inactivos, eliminan el sobreaprovisionamiento y reducen significativamente nuestro gasto en SaaS.

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

Un enfoque sin intervención para la gestión de acceso a SaaS

El objetivo de Flipdish era llevar a los usuarios a herramientas aprobadas de forma controlada y auditable, todo ello con la menor intervención manual posible de un pequeño equipo de TI. La automatización de la incorporación garantiza que los empleados tengan acceso a las aplicaciones «por derecho de nacimiento» cuando se incorporan a la empresa, pero muchas otras aplicaciones necesitan gestionarse de forma más flexible «según sea necesario».

El equipo de TI de Flipdish implementó el “App Hub” de Trelica para ofrecer a los empleados un catálogo fácilmente accesible y con función de búsqueda de aplicaciones SaaS aprobadas. “Los empleados pueden utilizar Trelica para solicitar acceso, y esto se envía automáticamente al responsable para su aprobación”, comenta Leon. “Esta estrategia ‘sin intervención’ supone un gran ahorro de tiempo para el equipo de TI”.

Para completar el ciclo de vida de los empleados, Flipdish también utiliza Trelica para automatizar la eliminación de los derechos de acceso de los empleados que abandonan la empresa. “Un empleado medio utiliza entre 40 y 50 aplicaciones. Los flujos de trabajo de Trelica garantizan que estas cuentas se desactiven y que se recuperen las licencias cuando alguien abandona la empresa”, afirma Leon. “Esto no solo nos ahorra tiempo, sino que también maximiza la seguridad”.

Escalar las operaciones de TI sin recursos adicionales

Con una visibilidad completa del conjunto de aplicaciones SaaS, un entorno de aplicaciones consolidado y flujos de trabajo automatizados para la gestión de accesos, el equipo de TI ahora puede hacer mucho más con los mismos recursos.

“Seguimos creciendo rápidamente, lo cual es una gran noticia para la empresa, pero también significa atender a más usuarios cada día”, asegura Leon.

Trelica proporciona herramientas para aprovisionar, gestionar y desaprovisionar software de forma rápida y fiable, para crecer sin ampliar el equipo.

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

Planificar un futuro aún más brillante y automatizado

Flipdish ya está utilizando Trelica para llevar sus capacidades de gestión de SaaS al siguiente nivel. Leon prosigue: “No queremos quedarnos estancados. Ahora estamos analizando automatizaciones que concedan acceso temporal a las aplicaciones, para que la gestión de licencias sea más ágil y el control de acceso cumpla aún más con la normativa”.

El objetivo de lograr una asistencia informática sin intervención no se limita al software. Los conectores MDM de Trelica ofrecen una imagen clara de los activos de hardware y de los empleados a los que están asignados. “Ampliar los flujos de trabajo existentes de Trelica a nuestro conjunto de hardware garantizará que los empleados dispongan de las herramientas de hardware que necesitan y que estos activos se recuperen de los empleados que abandonan la empresa, todo ello en una sola plataforma y con un único conjunto de flujos de trabajo”.

“Ya contamos con una base sólida para el aprovisionamiento y desaprovisionamiento automatizados a gran escala, por lo que esto es realmente la guinda del pastel para nosotros”, concluye Leon.