Elastic이 SaaS 라이선스 최적화와 액세스 규정 준수를 자동화하는 방법

온보딩부터 오프보딩까지 Trelica가 사용자 라이프사이클을 자동화해 일상 업무가 훨씬 수월해졌습니다.

Bernard Isibor
Global Manager, IT Ops & Infrastructure at Elastic

결과

• 직원 라이프사이클 관리 자동화

• 보안 준수 강화

• 비용 절감 및 효율성

Elastic의 SaaS 관리 과제

전 세계에 걸쳐 3,000명 이상의 직원이 원격으로 근무하는 Elastic의 '분산형' 인력 구조는 신입 사원에게 적시에 필요한 SaaS 도구를 제공하는 데 어려움을 안겨줍니다.

Elastic의 IT 운영 및 인프라 글로벌 매니저인 Bernard Isibor는 "보안 관리에 도움이 되는 자동화된 프로세스가 없으면, 여러 시간대에 걸쳐 첫 출근 몇 시간 전 신규 직원을 준비시키는 일이 정말 어렵습니다"라면서, "제 시간에 모든 작업을 완료하기 위해 퇴근 후와 주말에도 일하는 경우가 많았습니다"라고 설명합니다.

보안 관리 자동화가 없으면, 여러 시간대에 걸쳐 첫 출근 몇 시간 전 신규 직원을 준비시키는 일이 정말 어렵습니다.

Bernard Isibor
Global Manager, IT Ops & Infrastructure at Elastic

직원 오프보딩 과정에서 보안 규정 준수를 보장하는 것 또한 매우 중요하며, Bernard는 시기와 완전성을 회사 성공의 핵심 요소로 꼽았습니다. Elastic의 HR 플랫폼(Workday)과 Okta 간 직접 동기화를 통해 일부 SaaS 앱에 대한 접근 권한 제거라는 첫 단계는 자동화되지만, IT 팀은 모든 액세스 권한과 라이선스가 제거되었는지, 정보가 올바르게 보관되었는지, 중요한 리소스가 적절한 담당자에게 이전되었는지를 확인해야 했습니다.

Trelica로 온보딩과 오프보딩 관리 효율화

Elastic은 Trelica의 SaaS 관리 플랫폼을 도입해 수동 온보딩·오프보딩 작업 대부분을 직원 라이프사이클 전반에서 SaaS 접근 권한을 관리하는 자동화 워크플로로 전환했습니다.

Okta, Google Workspace 등 주요 시스템과 연동되어 모든 'Elastician'의 기본 HR 정보(직속 상사, 부서, 고용/퇴사 날짜 등)를 포함한 Trelica 사용자 프로필이 관리됩니다. Trelica는 이 정보를 활용해 Elastic의 아이덴티티 제공업체인 Okta와 협력하여, 신규 입사자가 첫 출근일에 필요한 애플리케이션에 자동으로 프로비저닝되도록 합니다.

직원이 Elastic을 떠나면, 오프보딩 워크플로가 Okta와 앱 커넥터를 통해 자동으로 접근 권한과 라이선스를 해제합니다. 퇴사자의 Google Drive 폴더는 직속 상사에게 이전되어 업무 연속성을 보장하고 중요한 정보 손실을 방지합니다. 이메일 역시 직속 상사에게 전달되어, 팀원이 퇴사하더라도 업무가 중단되지 않습니다.

Bernard는 "Trelica는 온보딩부터 오프보딩까지 사용자 라이프사이클을 자동화해 업무가 훨씬 수월해졌습니다"라면서, "프로세스 예외 사항을 적시에 보고해 주는 기능 덕분에, 제때 조치를 취하고 보안 준수 문제를 선제적으로 관리할 수 있습니다"라고 설명합니다.

온보딩부터 오프보딩까지 Trelica가 사용자 라이프사이클을 자동화해 일상 업무가 훨씬 수월해졌습니다.

Bernard Isibor
Global Manager, IT Ops & Infrastructure at Elastic

자동화된 온보딩 및 오프보딩 프로세스를 통해 Elastic 팀은 수동 작업에 소요되는 시간을 절약하고, 그 시간을 전략적 과제에 집중할 수 있습니다. Elastic의 비즈니스 인게이지먼트 수석 디렉터인 Rusty Searle은 "Trelica의 자동화된 워크플로 덕분에 매달 수시간을 절약하고 있습니다. 이는 직원들에게 생산성을 극대화할 도구를 제공하고, 라이선스 사용량을 지속적으로 자동 조정하는 등 정말 중요한 업무에 집중할 수 있음을 의미합니다"라고 말합니다.

Elastic, Trelica로 SaaS 앱 적정 규모 관리

또한 Trelica는 IT 팀이 효율성을 최우선으로 생각하면서 회사의 분산된 인력이 생산성과 성공을 촉진하는 최고의 기술 도구에 모두 액세스할 수 있도록 지원합니다.

Rusty는 "주요 SaaS 앱에 대한 사용자 참여를 보여주는 보고서를 확인할 수 있습니다"라면서, "이를 통해 생산성에 영향을 주지 않으면서 얼마나 많은 라이선스를 갱신하고 얼마나 많은 라이선스를 사용 중단할지 근거 있는 결정을 내릴 수 있습니다"라고 말합니다.

갱신 전 라이선스 활용도를 검토하는 것 외에도, Trelica는 낭비되는 지출을 지속적으로 파악하고 해결함으로써 SaaS 라이선스 효율화라는 포괄적 전략을 지원합니다.

Rusty는 "라이선스가 제대로 사용되지 않는 것처럼 보이면, Trelica 워크플로가 Slack 메시지를 보내 동료들에게 해당 라이선스가 여전히 필요한지 확인합니다"라고 덧붙입니다. 이어서 그는 "Trelica는 IT와 다른 부서 간의 협력 관계를 구축하여, 모든 직원의 도구 사용 요구를 충족하면서 관련 지출을 최적화하고 실질적인 ROI를 확보할 수 있도록 합니다"라고 설명합니다.

이러한 방식으로 Elastic은 Zoom, GitHub, Monday.com, Lucidchart 등 여러 애플리케이션에 대한 라이선스 비용을 절감할 수 있었습니다. Rusty는 "자동화된 방식으로 포트폴리오 내 라이선스를 지속적으로 재할하고 있으며, 이를 통해 Trelica에서 상당한 ROI를 실현하고 있습니다"라고 말합니다.

결론: 보안과 안심

SaaS 지출을 줄이는 것은 언제나 비즈니스에 유리하지만, Trelica가 Elastic에 제공하는 가장 큰 이점은 보안 규정 준수입니다. 대부분 수동으로 이루어졌던 직원의 온보딩 및 오프보딩 절차를 자동화로 대체함으로써 효율성이 크게 향상되었고, 보안 규정 준수를 보장하는 데도 도움이 되었습니다.

우리는 SaaS 라이선스를 적정 규모로 유지함으로써 상당한 비용을 절감할 수 있었으며, Trelica의 자동화 기능 덕분에 뛰어난 보안, 규정 준수, 그리고 안심할 수 있는 환경을 얻을 수 있었습니다.

Rusty Searle
Senior Director, Business Engagement at Elastic

Rusty는 "Trelica는 퇴사자가 더 이상 비즈니스 앱이나 데이터에 접근할 수 없다는 확신을 주어, 잠재적 보안 침해의 심각한 위험을 완화하고 팀의 부담을 크게 덜어줍니다"라고 말하며 마무리합니다.

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