La gestion des accès sans contact et l’optimisation SaaS aident Flipdish à évoluer

Grâce aux automatisations de Trelica, nous détectons les utilisateurs inactifs et supprimons les licences inutiles, réduisant ainsi nos coûts SaaS.

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

Flipdish a connu une croissance considérable depuis sa création en 2015, atteignant le statut de licorne en 2022. Les processus de gestion manuelle du SaaS peinaient à suivre le rythme de cette évolution. Pour obtenir une meilleure visibilité et un meilleur contrôle des licences SaaS et des dépenses, tout en s’assurant que les équipes disposent de tous les outils dont elles ont besoin pour travailler et collaborer efficacement, Flipdish a déployé la plateforme de gestion SaaS de Trelica.

Résultats

• Plus de 1 000 applications découvertes en moins de 5 minutes

• Réduction de 35 % des dépenses SaaS

• Gestion automatisée des demandes d’accès

Les licornes ont besoin de maturité informatique pour soutenir leur croissance

En tant qu’entreprise dynamique en pleine croissance, Flipdish fonctionne entièrement sur des plateformes et des applications basées sur le cloud, ce qui a permis une flexibilité dans la manière dont la technologie était utilisée et remplacée à mesure que l’entreprise se développait. Cependant, cette approche 100 % cloud a également posé des défis importants en matière de gestion informatique.

« Nous suivions manuellement les applications dans un tableur, enregistrant des détails tels que le propriétaire du logiciel, les droits de licence et notre meilleure estimation de l’utilisation », explique Leon Weavers, responsable informatique chez Flipdish. « Mais notre croissance était si rapide que nous ne pouvions pas suivre le rythme de tous les nouveaux services adoptés par nos utilisateurs. »

La gestion efficace de l’accès constituait un autre défi majeur. « L’attribution et la désactivation des licences étaient effectuées manuellement, ce qui s’avérait chronophage et peu efficace. Sans une visibilité claire sur qui utilisait quoi, il y avait aussi un risque que les personnes ayant quitté l’entreprise conservent l’accès aux applications », indique Leon.

Combiner Okta avec une plateforme de gestion SaaS

L’équipe informatique de Flipdish a déployé Okta pour la gestion des identités et le contrôle d’accès aux applications clés. Mais Okta ne couvrait qu’un sous-ensemble d’applications, généralement celles sur lesquelles l’équipe informatique avait déjà un certain contrôle, si bien que la découverte et la sécurisation de centaines d’autres applications restaient un défi. « Okta a été un bon premier pas pour nous, mais nous avions encore une visibilité limitée sur notre parc SaaS », explique Leon.

Sans un inventaire complet des applications utilisées et des licences que nous payions, nous avions du mal à exécuter notre stratégie informatique.

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

Pour combler ces lacunes et obtenir des informations réellement pertinentes sur l’utilisation et les dépenses SaaS, Flipdish a étudié plusieurs plateformes de gestion SaaS à utiliser en complément d’Okta. « Il était évident que Trelica offrait les fonctionnalités adéquates pour compléter notre investissement dans Okta, et ce à un prix compétitif », déclare Leon. « L’équipe de Trelica a travaillé en étroite collaboration avec nous pour comprendre notre activité et garantir notre succès avec leur produit. »

Près de 1 000 applications SaaS en cours d’utilisation découvertes

Quelques minutes après avoir connecté leurs systèmes à Trelica, Flipdish a pu constater que les employés accédaient à des centaines d’applications différentes. « Nous avons été un peu surpris de voir le nombre d’applications que les utilisateurs utilisaient, mais obtenir cette vue d’ensemble était une première étape cruciale dans notre démarche vers une meilleure gestion des logiciels. »

Trelica a été connectée à la plateforme de gestion financière de Flipdish afin d’enrichir encore l’inventaire SaaS en indiquant clairement où les achats avaient été effectués, par qui et s’ils avaient été passés en charges ou facturés.

Dès son déploiement, Trelica nous a fourni une analyse complète de l’utilisation et des dépenses SaaS pour accroître immédiatement l’efficacité.

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

Convertir les informations sur les découvertes SaaS en réductions de coûts

Flipdish a tiré parti des informations de Trelica pour consolider ses applications et réduire ses dépenses SaaS globales de 35 %.

Le premier levier utilisé par Flipdish pour réduire ses dépenses SaaS a été d’identifier les applications dupliquées, c’est-à-dire les cas où plusieurs applications étaient utilisées pour répondre à des besoins similaires, tels que la gestion de projet. « En supprimant les applications dupliquées, nous avons consolidé notre parc, qui est passé d’environ 1 000 applications à seulement 160. »

Deuxièmement, Flipdish a pu identifier les licences sous-utilisées attribuées aux utilisateurs inactifs.

Grâce aux automatisations de Trelica, nous détectons les utilisateurs inactifs et supprimons les licences inutiles, réduisant ainsi nos coûts SaaS.

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

Une approche sans intervention de la gestion des accès SaaS

L’objectif de Flipdish était d’orienter les utilisateurs vers des outils approuvés de manière contrôlée et vérifiable, avec un minimum d’intervention manuelle de la part de sa petite équipe informatique. L’automatisation de l’intégration garantit que les employés ont accès aux applications « de base » lorsqu’ils rejoignent l’entreprise, mais de nombreuses autres applications doivent être gérées de manière plus flexible en fonction des besoins.

L’équipe informatique de Flipdish a déployé le « App Hub » de Trelica pour offrir aux employés un catalogue d’applications SaaS approuvées facilement accessible et consultable. « Les employés peuvent utiliser Trelica pour faire des demandes d’accès qui sont automatiquement transmises à leur responsable pour approbation », explique Leon. « Cette approche sans intervention fait gagner énormément de temps à l’équipe informatique. »

Pour compléter le cycle de vie des employés, Flipdish utilise également Trelica pour automatiser la désactivation des accès lorsque des collaborateurs quittent l’entreprise. « Un employé utilise en moyenne 40 à 50 applications. Les processus de Trelica garantissent que ces comptes sont désactivés et que les licences sont récupérées lorsque quelqu’un part », explique Leon. « Cela nous permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’optimiser la sécurité. »

Élargir les opérations informatiques sans ressources supplémentaires

Avec une visibilité totale du parc SaaS, un environnement applicatif consolidé et des flux de travail automatisés pour la gestion des accès, l'équipe informatique peut désormais faire beaucoup plus avec les mêmes ressources.

« Nous continuons de croître rapidement, ce qui est une bonne nouvelle pour l'entreprise, mais cela signifie également que nous servons un plus grand nombre d'utilisateurs chaque jour », déclare Leon.

Avec les outils de Trelica, nous déployons, gérons et révoquons des logiciels efficacement, ce qui nous permet d’évoluer sans augmenter les effectifs.

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

Planifier un avenir encore plus radieux et performant

Flipdish travaille actuellement avec Trelica pour faire passer ses capacités de gestion SaaS au niveau supérieur. Léon déclare : « Nous ne voulons pas rester les bras croisés. » Nous étudions actuellement des automatisations qui accordent un accès temporaire aux applications, afin de simplifier la gestion des licences et de rendre le contrôle d’accès encore plus conforme. »

La recherche d’un support informatique sans intervention ne se limite pas aux logiciels. Grâce aux connecteurs MDM de Trelica, il est aussi possible d’avoir une vision précise du parc matériel et de ses utilisateurs. « L’extension des processus de Trelica existants à notre parc matériel permettra de garantir que les employés disposent des outils matériels dont ils ont besoin et que ces actifs sont récupérés auprès des employés qui quittent l’entreprise, le tout sur une seule plateforme et avec un seul ensemble de processus. »

« Nous disposons déjà d’une base solide pour la mise à disposition et la révocation automatisées à grande échelle, c’est donc vraiment la cerise sur le gâteau pour nous », conclut Leon.