Zuora optimise ses dépenses SaaS avec Trelica et multiplie par 10 son retour sur investissement

Trelica automatise entièrement le processus d'identification et de traitement des dépenses SaaS potentiellement gaspillées.

Carol Atkins
Software License Asset Manager at Zuora

Résultats

• Inventaire complet des licences établi en 6 semaines

• Réduction de 90 % des efforts de gestion des licences

• Plus de 200 applications gérées

• Un retour sur investissement multiplié par 10 au cours des 6 premiers mois

Suivi des dépenses et des renouvellements SaaS

Zuora est une entreprise SaaS à forte croissance. Pour donner à ses équipes les moyens de réussir, l’entreprise investit dans des outils technologiques de pointe, notamment un grand nombre d’applications SaaS.

Le défi pour Zuora, comme pour toutes les entreprises, était de comprendre exactement quelles licences étaient achetées au sein de l'organisation et si elles étaient utilisées efficacement. Zuora doit également rendre compte des licences, des dépenses et des renouvellements SaaS à divers intervenants, notamment l’informatique, les achats et les secteurs d’activité.

Trelica, source de référence pour les licences SaaS

Le connecteur prêt à l'emploi de Trelica pour Coupa, le système d'approvisionnement de Zuora, a permis à l'équipe informatique d'accéder efficacement et rapidement aux données critiques d'achat SaaS.

Les bons de commande (PO) historiques liés au SaaS ont été saisis dans Trelica afin de fournir une vue complète des droits de licence actuels et des renouvellements. Tous les nouveaux PO de renouvellements, de mises à jour ou de nouvelles licences entrent automatiquement dans Trelica, ce qui garantit que les informations sur les licences restent à jour et fiables.

Trelica a permis à l'équipe informatique de mettre en place un inventaire complet des licences en seulement six semaines.

« Avec Trelica, nous avons une visibilité claire sur toutes nos licences SaaS. Nous disposons désormais d'un calendrier de renouvellement SaaS unique et centralisé et de rappels automatisés aux propriétaires d'applications et aux autres parties prenantes », remarque Carol Atkins, responsable des licences logicielles chez Zuora.

De l'analyse des données d'utilisation à l'engagement avec les utilisateurs, Trelica automatise l'identification et le traitement des dépenses SaaS.

Carol Atkins
Software License Asset Manager at Zuora

Alors que les outils SaaS professionnels sont à la base du succès de toute entreprise technologique à forte croissance, les applications de productivité telles que la visioconférence, le partage de fichiers et la gestion des signatures électroniques peuvent être coûteuses. Zuora souhaitait automatiser le processus de suivi de l'utilisation et s'assurer que les licences inutiles étaient traitées. L'analyse des données d'utilisation de dizaines d'applications a nécessité une collecte manuelle de données fastidieuse depuis plusieurs sites.

L'intégration Okta de Trelica fournit des données continuellement actualisées sur l'activité de connexion pour toutes les applications connectées à Okta. Les connexions directes aux applications enrichissent les données fournies par Okta avec des informations de haute qualité telles que les licences attribuées à un utilisateur, la quantité de données stockées dans une application de partage de fichiers, le nombre de réunions vidéo hébergées, etc.

Les flux de travail Trelica sont utilisés pour interagir avec les utilisateurs inactifs, qui représentent, dans certains cas, jusqu'à 20 % de la base d'utilisateurs. Cela a permis à l'équipe informatique de récupérer les licences sous-utilisées. Les notifications et les e-mails Slack partagent du contexte et des conseils pour les utilisateurs finaux, cultivant ainsi un sentiment de collaboration entre l'informatique et l'entreprise.

L'optimisation des licences SaaS a permis de réaliser d'énormes économies. Trelica a multiplié par 10 son retour sur investissement en 6 mois.

Carol Atkins
Software License Asset Manager at Zuora

Moins de recherche de documents et plus de planification

Grâce à des informations sur l'utilisation en temps réel et à un inventaire des licences SaaS constamment actualisé sur Trelica, Zuora a réduit le temps consacré aux tâches manuelles de gestion SaaS.

« Je consacre désormais moins de 10 % de ma journée à la gestion des SaaS, ce qui est impressionnant compte tenu du nombre d'applis que nous utilisons. Ainsi, je peux me concentrer sur des projets stratégiques visant à retirer les applications en double, à identifier et à supprimer les licences inutilisées et à apporter d'autres améliorations qui apportent de réels bénéfices à l'entreprise », déclare Carol.

Je consacre désormais moins de 10 % de ma journée à la gestion des SaaS, ce qui est impressionnant compte tenu du nombre d'applis que nous utilisons.

Carol Atkins
Software License Asset Manager at Zuora

Réduction significative des dépenses SaaS

Avec Trelica, Zuora a pu optimiser la taille des licences pour cinq applications clés, notamment :

• En découvrant qu'un cinquième des utilisateurs d'applications de visioconférence n'utilisaient pas les fonctionnalités payantes de leurs licences, ce qui a permis de faire passer des centaines d'utilisateurs à une version gratuite du logiciel et de réaliser d'importantes économies.

• En identifiant l'utilisation redondante d'applications, ce qui a permis de réduire le nombre de licences renouvelées pour une application de partage de fichiers d'entreprise de plus de 50 %.

Des victoires stratégiques pour l'équipe informatique

L'équipe informatique est maintenant en mesure de fournir des rappels de renouvellement en temps opportun aux propriétaires d'applications dans toute l'entreprise, ainsi que des rapports hebdomadaires à la direction concernant les économies réalisées grâce à l'optimisation SaaS. L'équipe informatique apporte ainsi encore plus de valeur à l'entreprise en tant que partenaire stratégique de l'équipe de direction.

« Grâce aux connecteurs natifs et aux examens de la qualité des données de Trelica, nous disposons d'informations fiables qui nous permettent de nous concentrer sur les décisions clés, plutôt que sur la validation des données. Trelica est une source d'informations fiable pour l'informatique et les achats, et ses processus automatisés de gestion des licences nous ont permis de réduire le nombre de licences ou d'éviter d'en acheter des supplémentaires. Nous pouvons désormais maximiser la valeur de nos achats SaaS », explique Paul Heard, directeur informatique de Zuora.

Quelle est la prochaine étape ?

Avec Trelica, Zuora continue de repousser les limites du possible grâce à une approche stratégique de la gestion de ses investissements SaaS.

« Nous n'avons optimisé que cinq applications clés jusqu'à présent, mais ce n'est qu'un début. Dans les mois à venir, nous ciblerons les autres licences de notre portefeuille et multiplierons nos économies sur le long terme grâce à Trelica », explique Carol.