Comment Elastic automatise l'optimisation des licences SaaS et la conformité des accès

Depuis leur intégration jusqu’à leur départ, Trelica automatise le cycle de vie des utilisateurs, ce qui me simplifie grandement la vie

Bernard Isibor
Global Manager, IT Ops & Infrastructure at Elastic

Résultats

• Gestion automatisée du cycle de vie des employés

• Conformité améliorée en matière de sécurité

• Réduction des coûts et efficacité

Les défis de gestion du SaaS d'Elastic

La structure de la main-d’œuvre « distribuée dès la conception » d’Elastic, avec plus de 3 000 employés travaillant à distance dans le monde entier, pose des défis pour fournir aux nouvelles recrues des bons outils SaaS au bon moment.

« Sans processus automatisés pour aider à la gestion de la sécurité, il est extrêmement difficile de préparer la venue de nouveaux employés quelques heures seulement avant leur premier jour dans plusieurs fuseaux horaires », explique Bernard Isibor, Responsable mondial, Opérations et Infrastructure informatiques chez Elastic. « Il nous arrivait souvent de travailler en soirée et le week-end pour que tout soit prêt à temps », ajoute-t-il.

Sans automatiser la sécurité, il est ardu de préparer la venue des nouveaux quelques heures avant leur 1er jour, surtout avec les fuseaux horaires.

Bernard Isibor
Global Manager, IT Ops & Infrastructure at Elastic

Il est tout aussi crucial de garantir la conformité en matière de sécurité lors du départ des employés. Bernard Isibor cite notamment le calendrier et l’exhaustivité comme des facteurs clés du succès de l’entreprise. La synchronisation directe entre la plateforme RH d’Elastic (Workday) et Okta automatise la première étape de suppression de l’accès à un sous-ensemble d’applications SaaS, mais l’équipe informatique devait aussi s’assurer que tous les accès et licences étaient supprimés, que les informations étaient correctement archivées et que les ressources critiques étaient transférées aux bonnes personnes.

Réussir l’intégration et le départ des employés avec Trelica

Elastic a déployé la plateforme de gestion SaaS de Trelica pour remplacer une grande partie du travail manuel lié à l’intégration et au départ des employés par des workflows automatisés qui gèrent l’accès SaaS tout au long du cycle de vie de chaque employé.

Les intégrations à des systèmes clés tels qu’Okta et Google Workspace permettent de gérer des profils utilisateur Trelica détaillés pour tous les « Elasticiens », ainsi que des informations RH de base telles que le supérieur hiérarchique de l’employé, le département et les dates d’embauche/de départ. Trelica utilise ensuite ces informations et travaille de concert avec le fournisseur d’identités d’Elastic, Okta, pour s’assurer que les nouveaux membres sont automatiquement configurés dans les applications dont ils ont besoin, à temps pour leur premier jour de travail.

Lorsqu’un employé quitte Elastic, les processus de désactivation suppriment automatiquement son accès et ses licences, via Okta et directement par les connecteurs d’applications. Les dossiers Google Drive des employés partants sont transférés aux responsables hiérarchiques pour garantir la continuité des activités et éviter la perte d’informations importantes. De même, les e-mails sont redirigés vers les responsables hiérarchiques afin que le travail puisse se poursuivre sans interruption lorsqu’un membre de l’équipe s’en va.

« Depuis leur intégration jusqu’à leur départ, Trelica automatise le cycle de vie des utilisateurs, ce qui me simplifie grandement la vie », explique Bernard Isibor. « Les rapports en temps réel signalant toute anomalie de processus nous permettent d’agir rapidement et d’anticiper les problèmes de conformité en matière de sécurité. »

Depuis leur intégration jusqu’à leur départ, Trelica automatise le cycle de vie des utilisateurs, ce qui me simplifie grandement la vie.

Bernard Isibor
Global Manager, IT Ops & Infrastructure at Elastic

Grâce à l’automatisation des processus d’intégration et de départ, l’équipe d’Elastic gagne du temps sur les tâches manuelles, un temps qu’elle peut consacrer à des initiatives stratégiques. Rusty Searle, Senior Director, Business Engagement chez Elastic, déclare : « Nous économisons des heures chaque mois grâce aux processus automatisés de Trelica, ce qui nous permet de nous concentrer sur ce qui est vraiment important : donner à nos employés les outils dont ils ont besoin pour maximiser leur productivité tout en s’assurant que notre parc de licences est constamment et automatiquement adapté. »

Avec Trelica, Elastic optimise la taille des applications SaaS

Trelica aide également l'équipe informatique à faire en sorte que le personnel décentralisé de l'entreprise ait accès à tous les meilleurs outils technologiques pour améliorer leur productivité et leur réussite, tout en gardant l'efficacité à l'esprit.

« Je peux extraire des rapports qui montrent l’engagement des utilisateurs envers nos principales applications SaaS, explique Rusty, ce qui nous permet de prendre des décisions éclairées sur le nombre de licences à renouveler et sur le nombre de licences pouvant être désactivées sans affecter la productivité. »

Outre les revues tactiques de l’utilisation des licences avant les renouvellements, Trelica constitue le socle d’une stratégie globale d’optimisation des licences SaaS grâce à l’identification et la suppression continues des dépenses superflues.

« Si certaines licences semblent inutilisées, les processus de Trelica enverront des messages Slack pour demander aux employés s’ils ont toujours besoin de ces licences », ajoute Rusty. « Trelica établit un partenariat entre l’équipe informatique et le reste de l’entreprise qui garantit que les besoins de chacun en matière d’équipement sont satisfaits, tout en veillant à optimiser les dépenses associées et assurer un ROI mesurable. »

Elastic a ainsi pu réduire les coûts de licences de nombreuses applications, dont Zoom, GitHub, Monday.com et Lucidchart. « Nous réutilisons constamment les licences de notre portefeuille de manière automatisée, ce qui représente un ROI significatif avec Trelica », déclare Rusty.

L'essentiel : sécurité et tranquillité d'esprit

Bien que la réduction des dépenses SaaS soit toujours une victoire pour l’entreprise, le principal avantage de Trelica chez Elastic réside dans la conformité en matière de sécurité. Le remplacement des processus d’intégration et de départ des employés, en grande partie manuels, par des automatisations a considérablement amélioré l’efficacité et a contribué à garantir la gestion de la conformité en matière de sécurité.

Nous avons beaucoup économisé sur les licences SaaS, mais les automatisations de Trelica offrent sécurité, conformité et tranquillité d’esprit.

Rusty Searle
Senior Director, Business Engagement at Elastic

« Trelica nous donne également l’assurance que les personnes qui quittent l’entreprise ne peuvent plus accéder aux applications ou aux données de l’entreprise, ce qui réduit le risque matériel d’une violation potentielle de la sécurité et décharge considérablement l’équipe », conclut Rusty.

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