Zuora otimiza as despesas de SaaS com o Trelica e multiplica por 10 seu ROI

A Trelica automatiza completamente o processo de identificar e resolver gastos potencialmente desperdiçados com SaaS.

Carol Atkins
Software License Asset Manager at Zuora

Resultados

• Inventário completo de licenças estabelecido em 6 semanas

• Redução de 90% no esforço de gerenciamento de licenças

• Mais de 200 aplicativos gerenciados

• ROI de 10x nos primeiros 6 meses

Controle das despesas e renovações de SaaS

A Zuora é uma empresa de SaaS que cresce rapidamente. Para capacitar suas equipes a terem sucesso, a empresa investe em ferramentas de tecnologia de ponta, incluindo um grande número de aplicativos SaaS.

O desafio para a Zuora, assim como para todas as empresas, era entender exatamente quais licenças estavam sendo adquiridas em toda a organização e se estavam sendo usadas de forma eficaz. A Zuora também precisava prestar contas das licenças, despesas e renovações SaaS a várias partes interessadas, como TI, compras e linhas de negócios.

Trelica, uma fonte confiável para licenças SaaS

O conector pronto para uso do Trelica para Coupa, o sistema de compras da Zuora, proporcionou à equipe de TI acesso eficiente e oportuno aos dados essenciais de compra de SaaS.

As ordens de compra históricas relacionadas ao SaaS foram inseridas no Trelica para fornecer uma visão completa dos direitos e renovações das licenças atuais. Todas as novas ordens de compra de renovações, atualizações ou novas licenças entram automaticamente no Trelica, garantindo que as informações sobre as licenças se mantenham atualizadas e confiáveis.

A Trelica permitiu que a equipe de TI implementasse um inventário abrangente de licenças em apenas seis semanas.

“Com o Trelica, temos uma visibilidade clara de todas as nossas licenças SaaS. Agora há um calendário único e centralizado das renovações de SaaS e lembretes automatizados para os proprietários dos aplicativos e outras partes interessadas”, observou Carol Atkins, gerente de licenças de software da Zuora.

Da análise de dados de uso à interação com os usuários finais, o Trelica automatiza a identificação e a solução do desperdício de gastos com SaaS.

Carol Atkins
Software License Asset Manager at Zuora

Embora as ferramentas SaaS corporativas sejam fundamentais para o sucesso de qualquer empresa de tecnologia que cresce rapidamente, os aplicativos de produtividade, como videoconferência, compartilhamento de arquivos e gerenciamento de assinaturas eletrônicas, podem ser caros. A Zuora desejava automatizar o processo de rastreamento de uso e garantir a redução do desperdício de licenças. Analisar dados de uso de dezenas de aplicativos exigia uma coleta de dados manual e demorada de vários lugares.

A integração do Trelica com o Okta fornece dados atualizados constantemente sobre as atividades de login em todos os aplicativos conectados ao Okta. A conexão direta com os aplicativos enriquece os dados provenientes do Okta com informações de alta qualidade, como as licenças atribuídas a um usuário, a quantidade de dados armazenados em um aplicativo de compartilhamento de arquivos, o número de videoconferências realizadas e muito mais.

Os fluxos de trabalho do Trelica são usados para interagir com usuários inativos, que representavam, em alguns casos, até 20% da base de usuários. Isso permitiu que a equipe de TI recuperasse licenças subutilizadas. Os e-mails e notificações do Slack oferecem contexto e orientações para os usuários finais, criando um senso de colaboração entre a TI e a empresa.

A otimização das licenças SaaS reduziu muito os custos da empresa. O Trelica multiplicou por 10 o retorno sobre o investimento em seis meses.

Carol Atkins
Software License Asset Manager at Zuora

Menos procura de documentos e mais planejamento

Com insights de uso em tempo real e um inventário de licenças SaaS sempre atualizado e disponível no Trelica, a Zuora reduziu o tempo gasto em tarefas manuais de gerenciamento de SaaS.

“Agora passo menos de 10% do dia fazendo o gerenciamento de rotina de SaaS, o que é impressionante, considerando o número de aplicativos que usamos. Assim, posso me concentrar em projetos estratégicos para desativar aplicativos duplicados, identificar e remover licenças não utilizadas e realizar outras melhorias que ofereçam benefícios reais para os negócios”, afirmou Carol.

Agora passo menos de 10% do dia fazendo o gerenciamento de rotina de SaaS, o que é impressionante, considerando o número de aplicativos que usamos.

Carol Atkins
Software License Asset Manager at Zuora

Redução significativa das despesas de SaaS

Com o Trelica, a Zuora conseguiu dimensionar corretamente o licenciamento dos cinco principais aplicativos, inclusive:

• Descobrir que um quinto dos usuários do aplicativo de videoconferência não estavam aproveitando os recursos pagos das licenças, o que permitiu o downgrade de centenas de usuários para uma versão gratuita do software e resultou em uma enorme economia.

• Identificar o uso de aplicativos sobrepostos e redundantes, resultando em um esforço para reduzir em mais de 50% o número de licenças renovadas de um aplicativo de compartilhamento de arquivos corporativos.

Conquistas estratégicas para a equipe de TI

A equipe de TI agora pode enviar lembretes de renovação no momento certo para os proprietários de aplicativos em toda a empresa, além de relatórios semanais para a diretoria executiva quanto à economia com a otimização de SaaS. Dessa forma, a TI entrega ainda mais valor para a empresa como parceira estratégica da equipe de liderança.

“Graças aos conectores nativos e às verificações de qualidade de dados do Trelica, temos informações confiáveis que nos permitem focar nas principais decisões, e não na validação dos dados. O Trelica é uma fonte confiável de informações para TI e compras, e seus processos automatizados de gerenciamento de licenças nos permitiram reduzir o número de licenças ou evitar a compra de licenças adicionais. Agora podemos maximizar o valor de nossas compras de SaaS”, explicou Paul Heard, diretor executivo de informática da Zuora.

E agora?

Com a Trelica, a Zuora continua ultrapassando os limites do que pode ser alcançado com uma abordagem estratégica para gerenciar seus investimentos em SaaS.

“Otimizamos apenas cinco aplicativos principais até agora, mas isso é só o começo. Nos próximos meses, vamos nos concentrar em outras licenças do portfólio e multiplicar nossa economia com o Trelica no longo prazo”, disse Carol.