Zuora otimiza as despesas de SaaS com o SaaS Manager e multiplica por 10 seu ROI

A SaaS Manager automatiza completamente o processo de identificar e resolver gastos potencialmente desperdiçados com SaaS.

Carol Atkins
Software License Asset Manager at Zuora

Resultados

• Inventário completo de licenças estabelecido em 6 semanas

• Redução de 90% no esforço de gerenciamento de licenças

• Mais de 200 aplicativos gerenciados

• ROI de 10x nos primeiros 6 meses

Controle das despesas e renovações de SaaS

A Zuora é uma empresa de SaaS que cresce rapidamente. Para capacitar suas equipes a terem sucesso, a empresa investe em ferramentas de tecnologia de ponta, incluindo um grande número de aplicativos SaaS.

O desafio para a Zuora, assim como para todas as empresas, era entender exatamente quais licenças estavam sendo adquiridas em toda a organização e se estavam sendo usadas de forma eficaz. A Zuora também precisava prestar contas das licenças, despesas e renovações SaaS a várias partes interessadas, como TI, compras e linhas de negócios.

SaaS Manager, uma fonte confiável para licenças SaaS

O conector pronto para uso do SaaS Manager para Coupa, o sistema de compras da Zuora, proporcionou à equipe de TI acesso eficiente e oportuno aos dados essenciais de compra de SaaS.

As ordens de compra históricas relacionadas ao SaaS foram inseridas no SaaS Manager para fornecer uma visão completa dos direitos e renovações das licenças atuais. Todas as novas ordens de compra de renovações, atualizações ou novas licenças entram automaticamente no SaaS Manager, garantindo que as informações sobre as licenças se mantenham atualizadas e confiáveis.

A SaaS Manager permitiu que a equipe de TI implementasse um inventário abrangente de licenças em apenas seis semanas.

“Com o SaaS Manager, temos uma visibilidade clara de todas as nossas licenças SaaS. Agora há um calendário único e centralizado das renovações de SaaS e lembretes automatizados para os proprietários dos aplicativos e outras partes interessadas”, observou Carol Atkins, gerente de licenças de software da Zuora.

Da análise de dados de uso à interação com os usuários finais, o SaaS Manager automatiza a identificação e a solução do desperdício de gastos com SaaS

Carol Atkins
Software License Asset Manager at Zuora

Embora as ferramentas SaaS corporativas sejam fundamentais para o sucesso de qualquer empresa de tecnologia que cresce rapidamente, os aplicativos de produtividade, como videoconferência, compartilhamento de arquivos e gerenciamento de assinaturas eletrônicas, podem ser caros. A Zuora desejava automatizar o processo de rastreamento de uso e garantir a redução do desperdício de licenças. Analisar dados de uso de dezenas de aplicativos exigia uma coleta de dados manual e demorada de vários lugares.

A integração do SaaS Manager com o Okta fornece dados atualizados constantemente sobre as atividades de login em todos os aplicativos conectados ao Okta. A conexão direta com os aplicativos enriquece os dados provenientes do Okta com informações de alta qualidade, como as licenças atribuídas a um usuário, a quantidade de dados armazenados em um aplicativo de compartilhamento de arquivos, o número de videoconferências realizadas e muito mais.

Os fluxos de trabalho do SaaS Manager são usados para interagir com usuários inativos, que representavam, em alguns casos, até 20% da base de usuários. Isso permitiu que a equipe de TI recuperasse licenças subutilizadas. Os e-mails e notificações do Slack oferecem contexto e orientações para os usuários finais, criando um senso de colaboração entre a TI e a empresa.

A otimização das licenças SaaS reduziu muito os custos da empresa. O SaaS Manager multiplicou por 10 o retorno sobre o investimento em seis meses.

Carol Atkins
Software License Asset Manager at Zuora

Menos procura de documentos e mais planejamento

Com insights de uso em tempo real e um inventário de licenças SaaS sempre atualizado e disponível no SaaS Manager, a Zuora reduziu o tempo gasto em tarefas manuais de gerenciamento de SaaS.

“Agora passo menos de 10% do dia fazendo o gerenciamento de rotina de SaaS, o que é impressionante, considerando o número de aplicativos que usamos. Assim, posso me concentrar em projetos estratégicos para desativar aplicativos duplicados, identificar e remover licenças não utilizadas e realizar outras melhorias que ofereçam benefícios reais para os negócios”, afirmou Carol.

Agora passo menos de 10% do dia fazendo o gerenciamento de rotina de SaaS, o que é impressionante, considerando o número de aplicativos que usamos.

Carol Atkins
Software License Asset Manager at Zuora

Redução significativa das despesas de SaaS

Com o SaaS Manager, a Zuora conseguiu dimensionar corretamente o licenciamento dos cinco principais aplicativos, inclusive:

• Descobrir que um quinto dos usuários do aplicativo de videoconferência não estavam aproveitando os recursos pagos das licenças, o que permitiu o downgrade de centenas de usuários para uma versão gratuita do software e resultou em uma enorme economia.

• Identificar o uso de aplicativos sobrepostos e redundantes, resultando em um esforço para reduzir em mais de 50% o número de licenças renovadas de um aplicativo de compartilhamento de arquivos corporativos.

Conquistas estratégicas para a equipe de TI

A equipe de TI agora pode enviar lembretes de renovação no momento certo para os proprietários de aplicativos em toda a empresa, além de relatórios semanais para a diretoria executiva quanto à economia com a otimização de SaaS. Dessa forma, a TI entrega ainda mais valor para a empresa como parceira estratégica da equipe de liderança.

“Graças aos conectores nativos e às verificações de qualidade de dados do SaaS Manager, temos informações confiáveis que nos permitem focar nas principais decisões, e não na validação dos dados. O SaaS Manager é uma fonte confiável de informações para TI e compras, e seus processos automatizados de gerenciamento de licenças nos permitiram reduzir o número de licenças ou evitar a compra de licenças adicionais. Agora podemos maximizar o valor de nossas compras de SaaS”, explicou Paul Heard, diretor executivo de informática da Zuora.

E agora?

Com a SaaS Manager, a Zuora continua ultrapassando os limites do que pode ser alcançado com uma abordagem estratégica para gerenciar seus investimentos em SaaS.

“Otimizamos apenas cinco aplicativos principais até agora, mas isso é só o começo. Nos próximos meses, vamos nos concentrar em outras licenças do portfólio e multiplicar nossa economia com o SaaS Manager no longo prazo”, disse Carol.