Zuora ottimizza la spesa SaaS con Trelica per un ROI 10 volte superiore

Trelica automatizza completamente il processo di individuazione e gestione di potenziali sprechi nella spesa SaaS.

Carol Atkins
Software License Asset Manager at Zuora

Risultati

• Inventario completo delle licenze completato entro 6 settimane

• Riduzione del 90% dell'impegno di gestione delle licenze

• Oltre 200 app gestite

• ROI di 10 volte superiore entro i primi 6 mesi

Monitorare la spesa SaaS e i rinnovi

Zuora è un'azienda SaaS enterprise in rapida crescita. Per consentire ai team di avere successo, l'azienda investe in strumenti tecnologici di alto livello, tra cui numerose app SaaS.

La sfida per Zuora, come per tutte le aziende, era capire esattamente quali licenze venivano acquistate nell'organizzazione e se venivano utilizzate in modo efficace. Zuora deve inoltre riferire sulle licenze SaaS, sulla spesa e sui rinnovi a diverse parti interessate, tra cui IT, Approvvigionamento e linee di business.

Trelica come fonte attendibile per le licenze SaaS

Il connettore pronto all'uso di Trelica per Coupa, il sistema di approvvigionamento di Zuora, ha fornito al team IT un accesso efficiente e tempestivo ai dati critici degli acquisti SaaS.

Gli ordini di acquisto (PO) storici relativi a SaaS sono stati acquisiti in Trelica per consentire una visione completa dei diritti e dei rinnovi delle licenze correnti. Qualsiasi nuovo ordine d'acquisto per rinnovi, "true-up" o licenze completamente nuove fluisce automaticamente in Trelica, garantendo che le informazioni sulle licenze rimangano aggiornate e affidabili.

Trelica ha permesso al team IT di implementare un inventario completo delle licenze in sole sei settimane.

"Con Trelica possiamo contare su una chiara supervisione di tutte le nostre licenze SaaS. Ora disponiamo di un unico calendario centrale per i rinnovi SaaS e di promemoria automatici per i proprietari delle app e altre parti interessate," osserva Carol Atkins, Responsabile delle risorse per le licenze software di Zuora.

Dall'analisi dei dati d'uso al coinvolgimento degli utenti finali, Trelica automatizza il processo di riduzione delle spese SaaS prevenendo sprechi.

Carol Atkins
Software License Asset Manager at Zuora

Se gli strumenti SaaS aziendali sono alla base del successo di qualsiasi azienda tecnologica in forte crescita, le app di produttività come le videoconferenze, la condivisione di file e la gestione delle firme elettroniche possono essere costose. Zuora voleva automatizzare il processo di monitoraggio dell'utilizzo e garantire che si trovasse un rimedio per le licenze sprecate. L'analisi dei dati di utilizzo per decine di app ha richiesto un'estenuante raccolta manuale dei dati da diverse posizioni.

L'integrazione Okta di Trelica fornisce dati costantemente aggiornati sull'attività di accesso per tutte le app connesse a Okta. Le connessioni dirette all'app arricchiscono i dati provenienti da Okta con informazioni di alta qualità, come le licenze assegnate a un utente, la quantità di dati archiviati in un'app di condivisione file, il numero di riunioni video ospitate e altro ancora.

I flussi di lavoro di Trelica vengono utilizzati per interagire con gli utenti inattivi, che rappresentavano, in alcuni casi, fino al 20% della base di utenti. Ciò ha consentito al team IT di recuperare le licenze sottoutilizzate. Le notifiche e le e-mail di Slack condividono il contesto e le linee guida per gli utenti finali, promuovendo un senso di collaborazione tra IT e business.

L'ottimizzazione delle licenze SaaS ha consentito un enorme risparmio. In sei mesi, il ROI di Trelica è aumentato di oltre 10 volte: un vero successo.

Carol Atkins
Software License Asset Manager at Zuora

Si passa meno tempo a cercare documenti e si usufruisce di una maggiore pianificazione

Grazie alle informazioni sull'utilizzo in tempo reale e a un inventario delle licenze SaaS aggiornato costantemente disponibile in Trelica, Zuora ha ridotto il tempo dedicato alle attività manuali di gestione SaaS.

"Ora dedico meno del 10% della mia giornata alla gestione SaaS di routine, una percentuale impressionante considerando il numero di app che utilizziamo. Così posso concentrarmi su progetti strategici come ritirare le app duplicate, individuare e rimuovere le licenze inutilizzate e apportare altri miglioramenti che offrano vantaggi reali all'azienda", afferma Carol.

Ora dedico meno del 10% della giornata alla gestione ordinaria del SaaS, percentuale impressionante se si considera il numero di app che utilizziamo.

Carol Atkins
Software License Asset Manager at Zuora

Significativa riduzione della spesa SaaS

Con Trelica, Zuora è riuscita a ottimizzare le licenze per cinque applicazioni chiave, tra cui:

• La scoperta che un quinto degli utenti delle app di videoconferenza non sfruttava le funzionalità a pagamento delle licenze, permettendo a centinaia di utenti di passare a una versione gratuita del software e offrendo notevoli risparmi sui costi.

• L'individuazione di utilizzi sovrapposti e ridondanti delle app e la conseguente pressione verso la riduzione del numero di licenze rinnovate per un'app aziendale per la condivisione di file di oltre il 50%.

Vittorie strategiche per il team IT

Ora il team IT è in grado di inviare promemoria di rinnovo tempestivi ai proprietari di app di tutta l'azienda, insieme a rapporti settimanali all'alta dirigenza sui risparmi derivanti dall'ottimizzazione SaaS. In questo modo, l'IT offre ancora più valore all'azienda in qualità di partner strategico del team di leadership.

"Con i connettori nativi e le revisioni della qualità dei dati di Trelica, disponiamo di informazioni affidabili che ci permettono di concentrarci sulle decisioni chiave, anziché sulla convalida dei dati." Trelica è una fonte affidabile di informazioni per l'IT e l'Approvvigionamento e i suoi processi automatizzati di gestione delle licenze ci hanno permesso di ridurre il numero di licenze o di evitare ulteriori acquisti. Ora possiamo massimizzare il valore degli acquisti SaaS," afferma Paul Heard, Chief Information Officer di Zuora.

E adesso?

Con Trelica, Zuora continua a esplorare soluzioni avanguardistiche grazie a un approccio strategico alla gestione degli investimenti SaaS.

"Finora abbiamo ottimizzato solo cinque app chiave, ma siamo solo agli inizi. Nei prossimi mesi, punteremo ad altre licenze in portafoglio e moltiplicheremo i risparmi sui costi con Trelica a lungo termine," afferma Carol.