La gestione degli accessi zero-touch e l'ottimizzazione SaaS aiutano Flipdish a scalare

Le automazioni Trelica identificano gli utenti inattivi ed eliminano l'overprovisioning, aiutandoci a ridurre in modo significativo la spesa SaaS.

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

Flipdish ha registrato una crescita straordinaria sin dal suo inizio nel 2015, raggiungendo lo status di unicorno nel 2022. I processi manuali di gestione SaaS faticavano a tenere il passo con il ritmo del cambiamento. Per ottenere una migliore visibilità e controllo delle licenze e delle spese SaaS, garantendo al contempo che i team dispongano di tutti gli strumenti necessari per lavorare e collaborare in modo efficace, Flipdish ha implementato la piattaforma di gestione SaaS di Trelica.

Risultati

• Oltre 1.000 app rilevate in meno di 5 minuti

• Riduzione del 35% della spesa SaaS

• Gestione automatizzata delle richieste di accesso

Le aziende unicorno necessitano di una maturità IT per crescere in modo sostenibile

Flipdish, azienda dinamica e in rapida crescita, utilizza esclusivamente piattaforme e app cloud, garantendo la flessibilità necessaria per adattare e aggiornare la tecnologia man mano che il business cresce. Tuttavia, questo approccio cloud-native ha comportato anche importanti sfide nella gestione IT.

"Tracciavamo le app manualmente in un foglio di calcolo, annotando dettagli come il responsabile del software, le licenze disponibili e la nostra stima dell'utilizzo", spiega Leon Weavers, Head of IT di Flipdish. "Ma stavamo crescendo così velocemente che non riuscivamo a stare al passo con tutte le nuove app che la gente adottava".

Un'altra sfida chiave è stata la gestione efficace degli accessi. "Il provisioning e il deprovisioning delle licenze erano manuali, un processo lungo e dispendioso. Senza una chiara visibilità di chi stava usando cosa, c'era anche il rischio che chi lasciava l'azienda mantenesse l'accesso alle app", afferma Leon.

Combinare Okta con una piattaforma di gestione SaaS

Il team IT di Flipdish ha implementato Okta per la gestione delle identità e per controllare l'accesso alle applicazioni chiave. Okta gestiva solo una parte delle app, principalmente quelle già sotto controllo del team IT, lasciando ancora la necessità di rilevare e proteggere centinaia di altre applicazioni. "Okta è stato un buon primo passo per noi, ma avevamo ancora una visibilità limitata del nostro patrimonio SaaS", afferma Leon.

Senza un inventario completo delle app in uso e delle licenze per cui stavamo pagando, facevamo fatica ad attuare la nostra strategia IT.

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

Per colmare queste lacune e ottenere informazioni davvero significative sull'utilizzo e la spesa SaaS, Flipdish ha esplorato una serie di piattaforme di gestione SaaS da utilizzare insieme a Okta. "Era chiaro che Trelica offriva le funzionalità giuste per completare il nostro investimento in Okta, il tutto a un prezzo competitivo", afferma Leon. "Il team di Trelica ha lavorato a stretto contatto con noi per comprendere la nostra attività e garantire il successo del loro prodotto."

Rilevamento di quasi 1.000 app SaaS in uso

Pochi minuti dopo aver collegato i propri sistemi a Trelica, Flipdish è stata in grado di vedere che i dipendenti accedevano a centinaia di app diverse. "Siamo rimasti un po' scioccati nel vedere quante app le persone utilizzavano, ma ottenere questa visione completa dell'ambiente è stato un primo passo fondamentale nel nostro tentativo di gestire meglio il nostro software."

Trelica è stata collegata alla piattaforma di gestione finanziaria di Flipdish per arricchire ulteriormente l'inventario SaaS con chiarezza su dove erano stati effettuati gli acquisti, da chi e se erano stati contabilizzati come spese o fatturati.

Con Trelica, in pochi minuti otteniamo dati chiari sull'utilizzo e i costi SaaS, intervenendo subito per massimizzare l'efficienza.

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

Conversione delle informazioni di rilevamento SaaS in risparmi sui costi

Flipdish ha sfruttato le informazioni di Trelica per consolidare le sue applicazioni e ridurre le spese SaaS complessive del 35%.

Il primo modo in cui Flipdish ha ridotto la spesa SaaS è stato identificare le applicazioni duplicate, ovvero i casi in cui più applicazioni venivano utilizzate per soddisfare esigenze aziendali simili, come la gestione dei progetti. "Rimuovendo le app duplicate, abbiamo ridotto il nostro ambiente da circa 1.000 app a sole 160."

In secondo luogo, Flipdish è stata in grado di identificare le licenze sottoutilizzate assegnate a utenti inattivi.

Le automazioni Trelica identificano gli utenti inattivi ed eliminano l'overprovisioning, aiutandoci a ridurre in modo significativo la spesa SaaS.

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

Un approccio zero-touch alla gestione degli accessi SaaS

L'obiettivo di Flipdish era quello di indirizzare gli utenti verso gli strumenti approvati in modo controllato e verificabile, il tutto con il minor intervento manuale possibile da parte di un piccolo team IT. L'automazione dell'onboarding garantisce che i dipendenti abbiano accesso alle app «di nascita» quando entrano in azienda, ma molte altre applicazioni devono essere gestite in modo più flessibile «secondo necessità».

Il team IT di Flipdish ha implementato l'"App Hub" di Trelica per offrire ai dipendenti un catalogo facilmente disponibile e ricercabile di app SaaS approvate. "I dipendenti possono utilizzare Trelica per effettuare richieste di accesso che vengono inoltrate automaticamente al loro responsabile per l'approvazione", afferma Leon. "Questo approccio "zero-touch" sta facendo risparmiare un'enorme quantità di tempo al team IT."

Per completare il ciclo di vita dei dipendenti, Flipdish utilizza anche Trelica per automatizzare il deprovisioning dei dipendenti che lasciano l'azienda. "Un dipendente medio utilizza dalle 40 alle 50 app. I workflow di Trelica assicurano che gli account siano disattivati e che le licenze vengano recuperate quando qualcuno se ne va", afferma Leon. "Questo non solo ci fa risparmiare tempo, ma offre anche una maggiore sicurezza."

Scalabilità delle operazioni IT senza risorse aggiuntive

Grazie alla visibilità completa dell'ambiente SaaS, a un ambiente di app unificato e a flussi di lavoro automatizzati per la gestione degli accessi, il team IT può ora fare molto di più con le stesse risorse.

"Continuiamo a crescere rapidamente, il che è un'ottima notizia per l'azienda, ma significa anche dover servire più utenti ogni giorno", afferma Leon.

Con Trelica gestiamo il software rapidamente e in modo affidabile man mano che l'azienda cresce, senza dover assumere più persone.

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

Pianificare un futuro ancora più luminoso e automatizzato

Flipdish sta collaborando con Trelica per portare le sue capacità di gestione SaaS a un livello superiore. Leon afferma: "Non ci accontentiamo di restare fermi. Ora stiamo valutando le automazioni che concedono l'accesso temporaneo alle app, per rendere la gestione delle licenze più efficace e il controllo degli accessi ancora più conforme."

La ricerca di un supporto IT zero-touch non si limita al software. I connettori MDM di Trelica forniscono un quadro chiaro delle risorse hardware e dei dipendenti a cui sono assegnate. "L'estensione dei flussi di lavoro Trelica esistenti al nostro patrimonio hardware garantirà che i dipendenti dispongano degli strumenti hardware di cui hanno bisogno e che queste risorse vengano recuperate da chi se ne va, il tutto in un'unica piattaforma e con un unico set di workflow."

«Abbiamo già una solida base per il provisioning e il deprovisioning automatizzati su larga scala, quindi questa è davvero la ciliegina sulla torta per noi», conclude Leon.