Come Elastic automatizza l'ottimizzazione delle licenze SaaS e la conformità degli accessi

Dall'onboarding all'offboarding, SaaS Manager automatizza il ciclo di vita degli utenti, semplificandomi notevolmente la vita

Bernard Isibor
Global Manager, IT Ops & Infrastructure at Elastic

Risultati

• Gestione automatizzata del ciclo di vita dei dipendenti

• Conformità alla sicurezza migliorata

• Risparmio sui costi ed efficienza

Le sfide della gestione SaaS di Elastic

La struttura della forza lavoro di Elastic, "distributed by design", con oltre 3.000 dipendenti che lavorano da remoto in tutto il mondo, deve affrontare la sfida di fornire ai nuovi assunti gli strumenti SaaS giusti al momento giusto.

«Senza processi automatizzati che aiutino nella gestione della sicurezza, è davvero difficile configurare nuove persone poche ore prima del loro primo giorno in più fusi orari», afferma Bernard Isibor, Global Manager, IT Operations & Infrastructure di Elastic. «Lavoravamo spesso fuori orario e nei fine settimana per far sì che tutto avvenisse in tempo», aggiunge.

Senza automazione della sicurezza, predisporre in tempo gli strumenti per i nuovi assunti, soprattutto tra fusi orari diversi, diventa complicato.

Bernard Isibor
Global Manager, IT Ops & Infrastructure at Elastic

Garantire la conformità alla sicurezza durante l'offboarding dei dipendenti è altrettanto cruciale. Bernard sottolinea come tempismo e completezza siano fattori chiave per il successo dell'azienda. Pur avendo un'integrazione diretta tra la piattaforma HR di Elastic (Workday) e Okta che automatizza il primo passo di rimozione dell'accesso a una parte delle app SaaS, il team IT deve comunque assicurarsi che tutti gli accessi e le licenze vengano rimossi, che le informazioni siano archiviate correttamente e che le risorse critiche siano trasferite alle persone giuste.

Gestire correttamente l'onboarding e l'offboarding con SaaS Manager

Elastic ha implementato la piattaforma di gestione SaaS di SaaS Manager per sostituire gran parte del lavoro manuale di onboarding e offboarding con flussi di lavoro automatizzati che gestiscono l'accesso SaaS durante l'intero ciclo di vita dei dipendenti.

Le integrazioni con sistemi chiave come Okta e Google Workspace permettono a SaaS Manager di mantenere profili utente dettagliati per tutti i dipendenti di Elastic, includendo informazioni HR di base come manager diretto, dipartimento e date di assunzione o uscita dall'azienda. SaaS Manager utilizza quindi queste informazioni e lavora fianco a fianco con l'Identity Provider di Elastic, Okta, per garantire che i nuovi arrivati vengano automaticamente inseriti nelle applicazioni di cui hanno bisogno, giusto in tempo per il loro primo giorno di lavoro.

Quando un dipendente lascia Elastic, i flussi di lavoro di offboarding rimuovono automaticamente l'accesso e le licenze, tramite Okta e direttamente tramite i connettori delle app. Le cartelle Google Drive dei dipendenti che lasciano l'azienda vengono trasferite ai responsabili di linea per garantire la continuità aziendale e prevenire la perdita di informazioni importanti. Allo stesso modo, le e-mail vengono reindirizzate ai responsabili di linea in modo che il lavoro possa continuare senza interruzioni quando un membro del team se ne va.

"Dall'onboarding all'offboarding, SaaS Manager automatizza il ciclo di vita dell'utente, il che mi semplifica notevolmente la vita", afferma Bernard. "La segnalazione tempestiva di eventuali eccezioni nei processi ci consente di intervenire tempestivamente e di anticipare i problemi di conformità alla sicurezza".

Dall'onboarding all'offboarding, SaaS Manager automatizza il ciclo di vita degli utenti, semplificandomi notevolmente la vita.

Bernard Isibor
Global Manager, IT Ops & Infrastructure at Elastic

Con processi automatizzati per l'onboarding e l'offboarding, il team di Elastic sta risparmiando tempo sul lavoro manuale che può essere speso meglio in iniziative strategiche. Rusty Searle, direttore senior del reparto Business Engagement di Elastic, afferma: "Risparmiamo ore ogni mese grazie ai flussi di lavoro automatizzati di SaaS Manager, il che significa che possiamo concentrarci su ciò che conta davvero. Possiamo fornire ai nostri dipendenti gli strumenti di cui hanno bisogno per essere più produttivi, garantendo allo stesso tempo che le nostre licenze siano sempre ottimizzate automaticamente."

SaaS Manager aiuta Elastic a gestire le app SaaS in modo ottimale

SaaS Manager aiuta anche il team IT a garantire che la forza lavoro distribuita dell'azienda abbia accesso a tutti i migliori strumenti tecnologici per aumentare produttività e performance, senza mai perdere di vista l'efficienza.

"Posso generare report che mostrano le interazioni degli utenti con le nostre principali app SaaS", afferma Rusty, "e che ci consentono di prendere decisioni informate su quante licenze rinnovare e quante ritirare senza influire sulla produttività."

Oltre a revisioni mirate dell'utilizzo delle licenze prima dei rinnovi, SaaS Manager supporta una strategia più ampia di efficienza delle licenze SaaS, identificando e correggendo continuamente gli sprechi.

"Se sembrano esserci licenze inutilizzate, i workflow di SaaS Manager inviano messaggi Slack ai colleghi per chiedere se hanno ancora bisogno di quella specifica licenza", aggiunge Rusty. "SaaS Manager crea una partnership tra l'IT e il resto dell'azienda che garantisce la soddisfazione delle esigenze di tutti in termini di strumenti, assicurandosi al contempo che la spesa correlata sia ottimizzata e che venga generato un ROI dimostrabile."

In questo modo, Elastic è stata in grado di ridurre i costi di licenza per diverse applicazioni, tra cui Zoom, GitHub, Monday.com e Lucidchart. «Riutilizziamo continuamente le licenze del nostro portafoglio in modo automatico, il che rappresenta un ROI significativo con SaaS Manager», afferma Rusty.

In sintesi: sicurezza e tranquillità

Anche se ridurre la spesa SaaS è molto importante per l'azienda, la conformità alla sicurezza è il principale vantaggio complessivo di SaaS Manager per Elastic. La sostituzione dei processi di onboarding e offboarding dei dipendenti, in gran parte manuali, con le automazioni ha migliorato significativamente l'efficienza e ha contribuito a garantire la gestione della conformità alla sicurezza.

Abbiamo risparmiato molto gestendo bene le licenze SaaS, ma le automazioni di SaaS Manager offrono sicurezza, conformità e tranquillità impagabili.

Rusty Searle
Senior Director, Business Engagement at Elastic

«SaaS Manager ci dà anche piena fiducia che chi lascia il lavoro non può più accedere alle app o ai dati aziendali, mitigando il rischio materiale di una potenziale violazione della sicurezza e alleviando un'enorme pressione sul team», conclude Rusty.

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