Zuora optimiza el gasto en SaaS con Trelica para multiplicar el ROI por diez

Trelica automatiza completamente el proceso de identificar y abordar el posible gasto innecesario en SaaS.

Carol Atkins
Software License Asset Manager at Zuora

Resultados

• Inventario completo de licencias establecido en 6 semanas

• Reducción del 90 % en el esfuerzo de gestión de licencias

• Más de 200 aplicaciones gestionadas

• 10 veces el ROI en los primeros 6 meses

Controlar el gasto y las renovaciones de SaaS

Zuora es una empresa de SaaS que crece rápidamente. Para que sus equipos puedan alcanzar el éxito, la empresa invierte en herramientas tecnológicas de primera categoría, entre las que se incluyen numerosas aplicaciones SaaS.

El reto para Zuora, al igual que para todas las empresas, era saber exactamente qué licencias se estaban comprando en toda la organización y si se estaban utilizando de forma eficaz. Zuora también necesita informar sobre las licencias SaaS, los gastos y las renovaciones a diferentes partes interesadas, como los departamentos de TI, Compras y las distintas líneas de negocio.

Trelica como fuente de verdad para las licencias SaaS

El conector listo para usar de Trelica para Coupa, el sistema de compras de Zuora, proporcionó al equipo de TI un acceso eficiente y oportuno a datos cruciales sobre las compras de SaaS.

El historial de órdenes de compra (PO) relacionadas con SaaS se capturó en Trelica para proporcionar una visibilidad completa de las licencias actuales y las renovaciones. Cualquier nueva orden de compra para renovaciones, “ajustes” o licencias completamente nuevas se introduce automáticamente en Trelica, lo que garantiza la fiabilidad y la vigencia de la información sobre las licencias.

Trelica permitió al equipo de TI implementar un inventario completo de licencias en solo seis semanas.

“Con Trelica, tenemos una visión clara de todas nuestras licencias de SaaS. Ahora contamos con un calendario único y centralizado de renovaciones de SaaS y recordatorios automáticos para los propietarios de las aplicaciones y otras partes interesadas”, señala Carol Atkins, gestora de activos de licencias de software de Zuora.

Desde analizar datos de uso a interactuar con usuarios, Trelica automatiza el proceso de identificar y abordar el posible gasto innecesario en SaaS.

Carol Atkins
Software License Asset Manager at Zuora

Si bien las herramientas SaaS empresariales son la base del éxito de cualquier empresa tecnológica que crezca rápidamente, las aplicaciones de productividad, como las de videoconferencias, intercambio de archivos y gestión de firmas electrónicas, pueden resultar costosas. Zuora quería automatizar el proceso de seguimiento de la utilización y garantizar que se solucionara el problema del desperdicio de licencias. Analizar los datos de uso de docenas de aplicaciones requería una recopilación manual de datos muy laboriosa, ya que había que obtenerlos de varios lugares.

La integración de Okta de Trelica proporciona datos permanentemente actualizados sobre la actividad de inicio de sesión de todas las aplicaciones conectadas a Okta. Las conexiones directas a las aplicaciones enriquecen los datos procedentes de Okta con información de alta calidad, como las licencias asignadas a un usuario, la cantidad de datos almacenados en una aplicación de intercambio de archivos, el número de videoconferencias organizadas y mucho más.

Los flujos de trabajo de Trelica se utilizan para interactuar con los usuarios inactivos, que en algunos casos representaban hasta el 20 % de la base de usuarios. Esto ha permitido al equipo de TI recuperar las licencias que se usan poco. Las notificaciones de Slack y los correos electrónicos comparten contexto y directrices para los usuarios finales, lo que fomenta la sensación de colaboración entre la informática y el negocio.

Optimizar licencias SaaS ha ahorrado muchos costes a la empresa. Con Trelica hemos logrado multiplicar el ROI por diez en 6 meses: es un gran triunfo.

Carol Atkins
Software License Asset Manager at Zuora

Menos trámites y más planificación

Con información sobre la utilización en tiempo real y un inventario de licencias SaaS continuamente actualizado disponible en Trelica, Zuora ha reducido el tiempo dedicado a las tareas manuales de administración de SaaS.

“Ahora dedico menos del 10 % de mi jornada a tareas rutinarias de gestión de SaaS. Con la cantidad de aplicaciones que utilizamos, es impresionante. Esto me permite centrarme en proyectos estratégicos para retirar aplicaciones duplicadas, identificar y eliminar licencias que no se utilizan y realizar otras mejoras que aportan beneficios reales a la empresa”, afirma Carol.

Ahora dedico menos del 10 % de mi jornada a tareas rutinarias de gestión de SaaS. Con la cantidad de aplicaciones que utilizamos, es impresionante.

Carol Atkins
Software License Asset Manager at Zuora

Reducción significativa del gasto en SaaS

Gracias a Trelica, Zuora ha podido mantener el número de licencias adecuado para cinco aplicaciones clave, en particular:

• Se descubrió que una quinta parte de los usuarios de la aplicación de videoconferencias no aprovechaban las funciones de pago de sus licencias, lo que permitió que cientos de usuarios pasaran a una versión gratuita del software y se lograra un importante ahorro de costes.

• Se identificó el uso superpuesto y redundante de aplicaciones, lo que ha dado lugar a una reducción de más del 50 % en el número de licencias renovadas para una aplicación de intercambio de archivos empresarial.

Victorias estratégicas para el equipo de TI

El equipo de TI ahora puede enviar recordatorios de renovación oportunos a los propietarios de aplicaciones en toda la empresa, junto con informes semanales a la C-suite sobre los ahorros de la optimización de SaaS. Esto significa que el equipo de TI ofrece aún más valor a la empresa como socio estratégico del equipo directivo.

“Gracias a los conectores nativos y a las revisiones de calidad de datos de Trelica, disponemos de información fiable que nos permite centrarnos en las decisiones clave, en lugar de en la validación de datos. Trelica es una fuente de información fiable para los departamentos de TI y Compras, y los procesos automatizados de gestión de licencias nos han permitido reducir el número de licencias o evitar la compra de licencias adicionales. Ahora podemos maximizar el valor de nuestras compras de SaaS”, asegura Paul Heard, director de Información de Zuora.

¿Qué sigue?

Con Trelica, Zuora sigue ampliando los límites de lo que se puede lograr con un enfoque estratégico para gestionar las inversiones en SaaS.

“Hasta ahora solo hemos optimizado cinco aplicaciones clave, pero esto es solo el principio. En los próximos meses, nos centraremos en otras licencias de la cartera y multiplicaremos el ahorro de costes con Trelica a largo plazo”, afirma Carol.