Zero-Touch-Zugriffsverwaltung und SaaS-Optimierung unterstützen Flipdish beim Wachstum

Die Automatisierungen von Trelica ermitteln inaktive Benutzer und beseitigen Überversorgung, sodass wir unsere SaaS-Ausgaben erheblich senken können.

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

Flipdish hat seit seiner Gründung im Jahr 2015 ein enormes Wachstum erlebt und 2022 den Unicorn-Status erreicht. Die manuellen SaaS-Verwaltungsprozesse konnten mit dem Tempo dieses Wandels nicht mehr mithalten. Um einen besseren Überblick und eine bessere Kontrolle über die SaaS-Lizenzen und -Ausgaben zu erhalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Teams über alle Tools verfügen, die sie für eine effektive Arbeit und Zusammenarbeit benötigen, setzte Flipdish die SaaS-Management-Plattform von Trelica ein.

Ergebnisse

• Über 1.000 Apps in weniger als 5 Minuten entdeckt

• 35 % Reduzierung der SaaS-Ausgaben

• Automatisierte Verwaltung von Zugriffsanfragen

Unicorns brauchen IT-Reife, um nachhaltiges Wachstum zu erzielen

Als dynamisches und schnell wachsendes Unternehmen arbeitet Flipdish vollständig mit cloudbasierten Plattformen und Apps, was Flexibilität bei der Nutzung und dem Austausch der Technologie im Zuge des Unternehmenswachstums ermöglichte. Allerdings brachte dieser cloudnative Ansatz auch erhebliche Herausforderungen für das IT-Management mit sich.

„Wir haben die Apps manuell in einer Tabellenkalkulation erfasst und Details wie den Softwarebesitzer, die Lizenzberechtigung und unsere beste Schätzung der Nutzung protokolliert“, sagt Leon Weavers, IT-Leiter bei Flipdish. Doch wir wuchsen so schnell, dass wir mit all den neuen Apps, die die Leute einführten, nicht mehr mithalten konnten.“

Eine weitere zentrale Herausforderung war ein effektives Zugriffsmanagement. „Die Bereitstellung und Entziehung von Lizenzen erfolgte manuell, was zeitaufwändig und ineffizient war. Ohne eine klare Übersicht darüber, wer was benutzt, bestand auch das Risiko, dass ausscheidende Mitarbeiter den Zugang zu Apps behielten“, so Leon.

Kombination von Okta mit einer SaaS-Managementplattform

Das IT-Team von Flipdish setzte Okta für das Identitätsmanagement und die Zugriffskontrolle für wichtige Apps ein. Okta deckte jedoch nur eine Teilmenge von Apps ab – in der Regel diejenigen, über die das IT-Team bereits eine angemessene Kontrolle hatte –, sodass die Erkennung und Sicherung von Hunderten anderer Apps eine Herausforderung blieb. „Auch wenn Okta ein guter erster Schritt für uns war, war der Überblick über unsere SaaS-Landschaft immer noch begrenzt“, sagt Leon.

Ohne eine umfassende Bestandsaufnahme der genutzten Apps und der bezahlten Lizenzen, konnten wir unsere IT-Strategie nicht richtig umsetzen.

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

Um diese Lücken zu schließen und wirklich aussagekräftige Einblicke in die Nutzung und Ausgaben von SaaS zu erhalten, hat Flipdish eine Reihe von SaaS-Management-Plattformen untersucht, die zusammen mit Okta verwendet werden können. „Es war klar, dass Trelica die richtigen Funktionen bot, um unsere Investition in Okta zu ergänzen, und das zu einem wettbewerbsfähigen Preis“, sagt Leon. „Das Trelica-Team hat eng mit uns zusammengearbeitet, um unser Geschäft zu verstehen und sicherzustellen, dass wir mit ihrem Produkt erfolgreich sind.“

Fast 1.000 SaaS-Apps im Einsatz entdeckt

Innerhalb weniger Minuten nach der Verbindung seiner Systeme mit Trelica konnte Flipdish feststellen, dass die Mitarbeiter auf Hunderte von verschiedenen Apps zugriffen. „Wir waren ein wenig schockiert, als wir sahen, mit wie vielen Apps die Leute unterwegs waren. Diese umfassende Sicht auf die Umgebung war aber ein wichtiger erster Schritt auf unserem Weg zu einem besseren Softwaremanagement.“

Trelica war an die Finanzmanagement-Plattform von Flipdish angeschlossen, um das SaaS-Verzeichnis weiter zu ergänzen und zu verdeutlichen, wer wo eingekauft hat und ob die Ausgaben verbucht oder in Rechnung gestellt wurden.

Der tiefe Einblick in die SaaS-Ausgaben innerhalb weniger Minuten nach der Bereitstellung bedeutet, dass wir sofort Maßnahmen ergreifen konnten.

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

Umwandlung von SaaS-Erkenntnissen in Kosteneinsparungen

Dank der Erkenntnisse von Trelica konnte Flipdish seine Geschäfts-Apps konsolidieren und die gesamten SaaS-Kosten um 35 % senken.

Flipdish reduzierte die SaaS-Ausgaben zunächst, indem es doppelte Anwendungsprogramme erkannte, bei denen mehr als ein Programm für ähnliche geschäftliche Zwecke, wie beispielsweise das Projektmanagement, zum Einsatz kam. „Indem wir doppelte Apps entfernten, haben wir unsere Umgebung von etwa 1.000 Apps auf nur 160 konsolidiert.“

Zweitens konnte Flipdish nicht ausgelastete Lizenzen inaktiver Nutzern feststellen.

Die Automatisierungen von Trelica ermitteln inaktive Benutzer und beseitigen Überversorgung, sodass wir unsere SaaS-Ausgaben erheblich senken können.

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

Ein Zero-Touch-Ansatz für die Verwaltung des SaaS-Zugangs

Flipdishs Ziel war die kontrollierte und überprüfbare Weiterleitung der Benutzer zu zugelassenen Tools, und zwar mit möglichst geringem manuellem Aufwand seitens des kleinen IT-Teams. Die Automatisierung des Onboardings garantiert, dass Mitarbeiter bei ihrem Eintritt in das Unternehmen Zugang zu „Standard“-Anwendungen erhalten. Viele andere Anwendungen müssen jedoch flexibler und nach Bedarf zugewiesen werden.

Das IT-Team von Flipdish führte den „App Hub2 von Trelica ein, um den Beschäftigten einen leicht zugänglichen, durchsuchbaren Katalog genehmigter SaaS-Apps zu bieten. „Über Trelica können Mitarbeiter Zugriffsanfragen stellen, die automatisch zur Genehmigung an den Vorgesetzten weitergeleitet werden“, erklärt Leon. „Dieser ‚Zero-Touch‘-Ansatz spart dem IT-Team eine Menge Zeit.“

Um den Mitarbeiterlebenszyklus vollständig abzudecken, kommt Trelica auch zur Automatisierung der Entsorgung von Daten der ausscheidenden Mitarbeiter zum Einsatz. „Ein durchschnittlicher Mitarbeiter nutzt 40 bis 50 Apps. „Die Trelica-Workflows stellen sicher, dass diese Konten deaktiviert und Lizenzen zurückgefordert werden, wenn jemand das Unternehmen verlässt“, sagt Leon. „Das spart uns nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Sicherheit.“

Skalierung des IT-Betriebs ohne zusätzliche Ressourcen

Mit der vollständigen Übersicht über den SaaS-Bestand, einer konsolidierten App-Umgebung und automatisierten Workflows für das Zugriffsmanagement kann das IT-Team jetzt mit denselben Ressourcen viel mehr erreichen.

„Wir wachsen weiterhin rasant, was eine gute Nachricht für das Unternehmen ist, aber es bedeutet auch, dass wir jeden Tag für immer mehr Nutzer da sein müssen“, so Leon.

Dank Trelica können wir Software schnell und zuverlässig bereitstellen, verwalten und außer Betrieb nehmen, ohne unser Team zu vergrößern.

Leon Weavers
Head of IT at Flipdish

Planung einer noch besseren und stärker automatisierten Zukunft

Derzeit arbeitet Flipdish mit Trelica zusammen, um seine SaaS-Management-Funktionen auf die nächste Stufe zu heben. Leon sagt: „Stillstand kommt für uns nicht in Frage. Wir prüfen derzeit Automatisierungen, die einen temporären Zugriff auf Anwendungen ermöglichen, um die Lizenzverwaltung zu optimieren und die Zugriffskontrolle noch konformer zu gestalten.“

Das Streben nach Zero-Touch-IT-Support hört nicht bei der Software auf. Die MDM-Konnektoren von Trelica geben ein klares Bild von Hardware-Assets und den Mitarbeitern, denen sie zugewiesen sind. „Durch die Ausweitung der bestehenden Trelica-Workflows auf unseren Hardware-Bestand stellen wir sicher, dass die Beschäftigten die benötigten Hardware-Tools haben und dass diese Assets von ausgeschiedenen Mitarbeitern zurückerhalten werden – alles auf einer Plattform und mit einem Satz von Workflows.“

„Wir haben bereits eine solide Grundlage für die automatisierte Bereitstellung und Deprovisionierung in großem Maßstab, daher ist das für uns wirklich das Sahnehäubchen“, fasst Leon zusammen.