Zuora optimiert die SaaS-Ausgaben mit Trelica und erzielt so einen 10-fachen ROI.

Trelica automatisiert den Prozess der Identifizierung und Beseitigung potenziell verschwendeter SaaS-Ausgaben vollständig.

Carol Atkins
Software License Asset Manager at Zuora

Ergebnisse

• Das vollständige Lizenzinventar wurde innerhalb von sechs Wochen erstellt

• 90 % Reduzierung des Lizenzmanagement-Aufwands

• Über 200 Apps verwaltet

• 10-facher ROI innerhalb der ersten 6 Monate

Behalten Sie die SaaS-Ausgaben und Lizenzeverlängerungen im Auge

Zuora ist ein wachstumsstarkes SaaS-Unternehmen. Um seine Teams zum Erfolg zu führen, investiert das Unternehmen in erstklassige Technologie-Tools, darunter eine große Anzahl von SaaS-Anwendungen.

Wie für alle Unternehmen bestand auch für Zuora die Herausforderung darin, genau zu verstehen, welche Lizenzen im gesamten Unternehmen erworben und ob sie effektiv genutzt wurden. Zuora muss auch verschiedenen Interessengruppen – einschließlich IT, Beschaffung und Geschäftsbereichen – über SaaS-Lizenzen, Ausgaben und Verlängerungen Bericht erstatten.

Trelica als verlässliche Quelle für SaaS-Lizenzen

Der sofort einsatzbereite Konnektor von Trelica für Coupa, das Beschaffungssystem von Zuora, ermöglichte dem IT-Team einen effizienten und zeitnahen Zugriff auf wichtige SaaS-Einkaufsdaten.

Historische SaaS-bezogene Käufe wurden in Trelica erfasst, um einen vollständigen Überblick über aktuelle Lizenzansprüche und -verlängerungen zu bieten. Alle neuen Käufe von Verlängerungen, „True-Ups“ oder komplett neue Lizenzen fließen automatisch in Trelica ein, wodurch sichergestellt wird, dass die Lizenzinformationen aktuell und zuverlässig sind.

Trelica ermöglichte es dem IT-Team, in nur sechs Wochen ein umfassendes Lizenzinventar zu erstellen.

„Mit Trelica haben wir einen klaren Überblick über alle unsere SaaS-Lizenzen. Wir haben jetzt einen einzigen, zentralen Kalender für SaaS-Verlängerungen und automatische Erinnerungen an App-Inhaber und andere Beteiligte“, so Carol Atkins, Zuoras Software License Asset Manager.

Von der Datenanalyse bis hin zur Interaktion mit Endnutzern automatisiert Trelica die Feststellung und Beseitigung überflüssiger SaaS-Ausgaben.

Carol Atkins
Software License Asset Manager at Zuora

Während Enterprise-SaaS-Tools den Erfolg jedes wachstumsstarken Technologieunternehmens unterstützen, können Produktivitäts-Apps wie Videokonferenzen, Dateifreigabe und eSignatur-Programme teuer sein. Zuora wollte den Prozess der Nachverfolgung der Auslastung automatisieren und sicherstellen, dass verschwendete Lizenzen behoben werden. Die Analyse von Nutzungsdaten für Dutzende von Anwendungen erforderte eine zeitaufwändige, manuelle Datenerfassung aus verschiedenen Quellen.

Die Okta-Integration von Trelica stellt kontinuierlich aktualisierte Daten über die Anmeldeaktivität für alle mit Okta verbundenen Apps bereit. Direct-to-App-Verbindungen reichern die von Okta stammenden Daten mit hochwertigen Informationen an, wie z. B. den einem Benutzer zugewiesenen Lizenzen, der in einer Filesharing-App gespeicherten Datenmenge, der Anzahl der gehosteten Videokonferenzen und mehr.

Trelica-Workflows werden verwendet, um mit inaktiven Benutzern in Kontakt zu treten – die in einigen Fällen bis zu 20 % der Benutzerbasis ausmachten. Dies hat es dem IT-Team ermöglicht, nicht genutzte Lizenzen zurückzufordern. Slack-Benachrichtigungen und E-Mails liefern Kontextinformationen und Anleitungen für Endbenutzer und fördern so die Zusammenarbeit zwischen IT und Business.

Die Optimierung von SaaS-Lizenzen hat dem Unternehmen enorme Kosten gespart. Trelica erzielte in sechs Monaten einen über 10-fachen ROI.

Carol Atkins
Software License Asset Manager at Zuora

Weniger Dokumentenjagd und mehr Planung

Dank Echtzeit-Nutzungseinblicken und einem ständig aktualisierten SaaS-Lizenzbestand in Trelica konnte Zuora den Zeitaufwand für manuelle SaaS-Verwaltungsaufgaben reduzieren.

„Ich verbringe jetzt weniger als 10 % des Tages mit der routinemäßigen SaaS-Verwaltung, was angesichts der Anzahl unserer Apps schon beeindruckend ist. Das bedeutet, dass ich mich auf strategische Projekte konzentrieren kann, um doppelte Apps außer Betrieb zu nehmen, ungenutzte Lizenzen aufzuspüren und zu entfernen und andere Verbesserungen vorzunehmen, die dem Unternehmen echte Vorteile bringen“, so Carol.

Ich verbringe jetzt weniger als 10 % des Tages mit der routinemäßigen SaaS-Verwaltung, was angesichts der Anzahl unserer Apps schon beeindruckend ist.

Carol Atkins
Software License Asset Manager at Zuora

Signifikante Reduzierung der SaaS-Ausgaben

Mit Trelica war Zuora in der Lage, die Lizenzierung für fünf wichtige Anwendungen zu optimieren, darunter

• Durch die Feststellung, dass ein Fünftel der Nutzer von Videokonferenz-Apps die kostenpflichtigen Funktionen ihrer Lizenzen nicht nutzte, konnten Hunderte von Benutzern auf eine kostenlose Version der Software heruntergestuft zu werden, was zu erheblichen Kosteneinsparungen führte.

• Aufspüren sich überschneidender und redundanter App-Nutzung, die zu einer Reduzierung der Anzahl der verlängerten Lizenzen für eine Unternehmens-Dateifreigabe-App um über 50 % führt.

Strategische Erfolge für das IT-Team

Das IT-Team ist jetzt in der Lage, App-Besitzer im gesamten Unternehmen rechtzeitig an die Verlängerung zu erinnern und der C-Suite wöchentliche Berichte über Einsparungen durch SaaS-Optimierung zu liefern. Das bedeutet, dass die IT als strategischer Partner des Führungsteams einen noch größeren Mehrwert für das Unternehmen schafft.

„Mit den nativen Konnektoren und den Datenqualitätsprüfungen von Trelica verfügen wir über verlässliche Informationen, die es uns ermöglichen, uns auf wichtige Entscheidungen zu konzentrieren, anstatt Daten zu validieren.“ Trelica ist eine vertrauenswürdige Informationsquelle für die IT-Abteilung und das Beschaffungswesen. Die automatisierten Lizenzmanagementprozesse haben es uns ermöglicht, die Anzahl der Lizenzen zu reduzieren oder den Kauf zusätzlicher Lizenzen zu vermeiden. „Wir können nun den Wert unserer SaaS-Käufe optimieren“, so Paul Heard, Chief Information Officer von Zuora.

Was kommt als Nächstes?

Mit Trelica verschiebt Zuora weiterhin die Grenzen dessen, was mit einem strategischen Ansatz zur Verwaltung seiner SaaS-Investitionen erreicht werden kann.

„Wir haben bisher nur fünf wichtige Apps optimiert, aber das ist erst der Anfang. „In den kommenden Monaten werden wir uns weitere Lizenzen im Portfolio vornehmen und unsere Kosteneinsparungen mit Trelica langfristig vervielfachen“, sagt Carol.