ElectroNeek behält mit 1Password den Überblick über SaaS-Ausgaben und Compliance.

Angesichts unseres rasanten Wachstums ist Trelica ein enormer Vorteil für unser Unternehmen.

Oleg Lekuchev
Vice President of IT

Der Erfolg von ElectroNeek als führende RPA-Plattform für IT- und Managed-Service-Anbieter ging Hand in Hand mit einer Verdreifachung ihrer Belegschaft in nur zwei Jahren. Für das IT-Team von ElectroNeek unterstrich dieses rasante Wachstum die Notwendigkeit, über 100 SaaS-Anwendungen aus Kosten- und Compliance-Perspektive zu verwalten. Von der Unterstützung von SOC-2-Audits bis hin zur Vermittlung der betrieblichen Effizienz an Investoren unterstützt Trelica das SaaS-Managementprogramm von ElectroNeek.

Ergebnisse

• 100 % Transparenz bei den verwalteten Apps

• 80 % der Ausgaben für Apps werden durch Trelica-Konnektoren abgedeckt

• Reduzierter Zeit- und Komplexitätsaufwand für SOC2-Audits

• Reduzierung des SaaS-Wildwuchses

Die Herausforderungen der manuellen Verwaltung von SaaS-Lizenzen

Oleg Lekuchev, Vizepräsident für IT bei ElectroNeek, sagt: „Früher hatte ich eine riesige Excel-Datei, in der alle unsere SaaS-Anwendungen standen. Man kann mit Fug und Recht sagen, dass das SaaS-Management uns Kopfschmerzen bereitete.“

ElectroNeek hatte auch Schwierigkeiten, einen Überblick darüber zu bekommen, wer kostenpflichtige Lizenzen nutzte oder ob alle verfügbaren Lizenzen verwendet wurden. „Da wir keinen genauen Überblick darüber hatten, wer wie oft Lizenzen nutzte, war es unmöglich, unerwünschte Lizenzen zu identifizieren und aus dem Verkehr zu ziehen, um unsere SaaS-Ausgaben zu optimieren“, sagt Oleg.

Um die Transparenz und Verwaltbarkeit des gesamten SaaS-Portfolios zu verbessern und den internen Stakeholdern und Investoren genaue Berichte über die SaaS-Optimierung und -Ausgaben vorzulegen, musste ElectroNeek seine SaaS-Verwaltungsprozesse verbessern und nach Möglichkeit automatisieren.

Trelica sorgt für zuverlässige, sofort einsatzbereite Integrationen

Nach mehreren Machbarkeitsstudien für bekannte SaaS-Management-Plattformen entschied sich ElectroNeek für Trelica, um seine manuellen Prozesse zu verbessern.

Die Daten erwiesen sich als genau und zuverlässig, mit Integrationen für etwa 40 % unserer SaaS-Anwendungen, was über 80 % aller Lizenzen entspricht.

Oleg Lekuchev
Vice President of IT

„Einige Lösungen schienen unzuverlässig zu sein, wenn es um die Integration von Apps ging, mit Fehlern bei Schlüsseldaten wie Benutzerrollen, der Anzahl der Lizenzen für bestimmte Apps und so weiter. Bei Trelica sind die Daten korrekt und vertrauenswürdig, und wir erhalten Integrationen für rund 40 % unserer SaaS-Apps (die weit mehr als 80 % der Gesamtlizenzen ausmachen), und das alles ist sofort einsatzbereit.“

Für die Apps ohne APIs (oder solche, die nur über Premium-Tarife API-Zugang boten) konnte Oleg die Details manuell in Trelica nachverfolgen, sodass er 100 % Sichtbarkeit darüber hatte, was genutzt wurde. Wir sind wirklich zufrieden damit, wie es sich entwickelt hat und was wir in Trelica machen können“, sagt er.

Dem IT-Team einen klaren Überblick über die SaaS-Ausgaben verschaffen

Electroneek hat mit Trelica ein neues Maß an Transparenz und Kontrolle über seine Schatten-IT erlangt. Dadurch kann das IT-Team eine unterstützende Rolle als Technologieberater für den Rest des Unternehmens spielen. „Softwarelizenzen lassen sich heutzutage sehr einfach im Internet erwerben, sodass wir die Schatten-IT nie ganz abschaffen werden können, und das ist auch nicht unser Ziel“, sagt Oleg. „Aber durch die Integration von Trelica in unsere Finanzsysteme werden Transaktionen für SaaS-Lizenzen auf Unternehmenskarten angezeigt, sodass wir diese Kosten besser verfolgen und, wo möglich und sinnvoll, mit den Anwendungseignern zusammenarbeiten können, um die Kosten zu senken.

So können wir die Kosten effektiver nachverfolgen und gemeinsam mit den App-Eigentümern daran arbeiten, diese nach Möglichkeit zu senken.

Oleg Lekuchev
Vice President of IT

Über den schnellen Zugriff auf die Ausgabendaten kann ElectroNeek, Anomalien oder unerwartete Steigerungen der SaaS-Ausgaben erkennen. „Ich konnte feststellen, dass die Kosten einer Anwendung im zweiten Jahr, als das ursprüngliche Preisangebot auslief, um 40 % gestiegen waren, was die Differenz erklärt“, sagt Oleg. „Diese Art der detaillierten Kostenkontrolle erhalten wir mit Trelica, und angesichts unseres rasanten Wachstums ist dies ein enormer Vorteil für unser Unternehmen.“

Nachweis der Effizienz der SaaS-Ausgaben gegenüber internen Stakeholdern und Investoren

SaaS-Lizenzen stellen für ElectroNeek einen erheblichen Betriebskostenfaktor dar, und Transparenz sowie Wertgarantie sind für alle Beteiligten von entscheidender Bedeutung. „Trelica hilft uns, Investoren zu zeigen, dass wir unsere SaaS-Ausgaben vollständig im Griff haben, was wiederum unsere Reife als Unternehmen unterstreicht und das Vertrauen in unsere Marke wie nichts anderes stärkt“, sagt Oleg. „Der Prozess der Berichterstattung über die SaaS-Ausgaben ist viel schneller geworden, sodass ich Investoren und anderen Stakeholdern in einem Bruchteil der bisher benötigten Zeit Bericht erstatten kann.“

Die Berichterstattung über die SaaS-Ausgaben erfolgt viel schneller, sodass Investoren und andere Stakeholder nun viel zeitnaher informiert werden.

Oleg Lekuchev
Vice President of IT

Optimierung der SOC-2-Konformität

Die Erreichung der Sicherheitskonformität nach SOC 2 oder ISO27001 ist ein wichtiger Meilenstein für jedes Start-up. Die Implementierung der erforderlichen Frameworks und Kontrollen zum Nachweis der Einhaltung der Vorschriften stellt für kleine IT-Teams eine erhebliche Belastung dar.

Das SOC 2-Auditverfahren ist viel schneller, einfacher und weniger stressig für alle Beteiligten.

Oleg Lekuchev
Vice President of IT

„Anstatt den Prüfern viele unübersichtliche, zusammenhängende Tabellen vorzulegen, nutzen wir jetzt Trelica, um schnell und genau zu zeigen, welche Personen und Rollen Zugriff auf welche Systeme und Anwendungen haben“, sagt Oleg. „Mit all den umfangreichen Daten über unsere SaaS-Anwendungen und Nutzer an einem Ort ist der SOC-2-Prüfungsprozess viel schneller, einfacher und weniger stressig für alle Beteiligten.“

Große Kosteneinsparungen für das Unternehmen

Trelica steigert nicht nur die betriebliche Effizienz und erfüllt die Compliance-Anforderungen, sondern bringt auch direkte SaaS-Kosteneinsparungen für ElectroNeek. „Wenn wir zu wenig genutzte oder ungenutzte Lizenzen sehen, können wir bei den Mitarbeitern nachfragen, ob sie das bestimmte Software-Tool wirklich benötigen“, sagt Oleg. „Wenn nicht, dann können wir die Lizenz auslaufen lassen und die Ersparnisse an das Unternehmen zurückgeben.“

Die App-Discovery-Funktionen von Trelica helfen ElectroNeek auch dabei, den SaaS-Wildwuchs zu bekämpfen, indem sie potenziell überlappende App-Nutzung identifizieren, die die Kosten erhöhen und Compliance-Kopfschmerzen verursachen kann. „So können wir leicht erkennen, wo wir mehrere Apps haben, die dieselbe oder eine ähnliche Aufgabe erfüllen“, erklärt Oleg. „In diesen Fällen können wir gemeinsam mit den Mitarbeitern darauf hinarbeiten, dass sie nur noch eine der Apps verwenden, und dann die anderen aus unserem Bestand entfernen.“