Wie Elastic die SaaS-Lizenzoptimierung und Zugriffs-Compliance automatisiert

Vom Onboarding bis zum Offboarding automatisiert Trelica den Lebenszyklus der Nutzer, was meine Arbeit wesentlich vereinfacht

Bernard Isibor
Global Manager, IT Ops & Infrastructure at Elastic

Ergebnisse

• Automatisiertes Lebenszyklusmanagement für Mitarbeiter

• Verbesserte Einhaltung der Sicherheitsbestimmungen

• Kosteneinsparungen und Effizienz

Die SaaS-Management-Herausforderungen von Elastic

Die von Elastic bewusst dezentralisierte Personalstruktur mit mehr als 3.000 Mitarbeitern, die weltweit remote arbeiten, stellt mit Blick auf die Bereitstellung der richtigen SaaS-Tools für neue Mitarbeiter zur richtigen Zeit eine echte Herausforderung dar.

„Ohne automatisierte Prozesse, die beim Sicherheitsmanagement helfen, ist es wirklich schwierig, neue Mitarbeiter nur wenige Stunden vor ihrem ersten Arbeitstag über mehrere Zeitzonen hinweg einzurichten“, sagt Bernard Isibor, Global Manager, IT Operations & Infrastructure bei Elastic. „Wir haben oft nach Feierabend und an den Wochenenden gearbeitet, damit alles pünktlich fertig wurde“, fügt er hinzu.

Mit Automatisierung der Sicherheitsverwaltung können neue Mitarbeiter direkt vor dem ersten Arbeitstag eingerichtet werden, auch in anderen Zeitzonen.

Bernard Isibor
Global Manager, IT Ops & Infrastructure at Elastic

Die Einhaltung der Sicherheitsbestimmungen bei der Entlassung von Mitarbeitern ist ebenso wichtig, wobei Bernard sowohl den Zeitpunkt als auch die Vollständigkeit als Schlüsselfaktoren für den Erfolg des Unternehmens nennt. Während eine direkte Synchronisierung zwischen der HR-Plattform von Elastic (Workday) und Okta den ersten Schritt der Zugriffsentfernung auf eine Teilmenge von SaaS-Apps automatisiert, musste das IT-Team immer noch sicherstellen, dass alle Zugriffe und Lizenzen entfernt, die Informationen korrekt archiviert und wichtige Ressourcen an die richtigen Personen übertragen wurden.

Onboarding und Offboarding mit Trelica richtig gestalten

Elastic setzte die SaaS-Management-Plattform von Trelica ein, um einen Großteil der manuellen Onboarding- und Offboarding-Arbeit durch automatisierte Workflows zu ersetzen, die den SaaS-Zugriff über den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus hinweg verwalten.

Die Integrationen mit wichtigen Systemen wie Okta und Google Workspace pflegen detaillierte Trelica-Benutzerprofile für alle „Elasticians“ – inklusive grundlegender HR-Informationen wie dem Vorgesetzten, der Abteilung und dem Einstellungs-/Austrittsdatum des Mitarbeiters. Trelica nutzt diese Daten dann und arbeitet Seite an Seite mit Okta, dem Identity Provider von Elastic, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter automatisch in die Anwendungen eingebunden werden, die sie benötigen – rechtzeitig für ihren ersten Arbeitstag.

Wenn ein Mitarbeiter Elastic verlässt, werden bei Offboarding-Workflows automatisch Zugriffe und Lizenzen entfernt – über Okta und direkt über App-Konnektoren. Die Google Drive-Ordner ausscheidender Mitarbeiter werden an die jeweiligen Vorgesetzten übergeben, um die Geschäftskontinuität zu gewährleisten und den Verlust wichtiger Informationen zu verhindern. Ebenso werden E-Mails an die jeweiligen Vorgesetzten weitergeleitet, damit die Arbeit ununterbrochen fortgesetzt werden kann.

„Vom Onboarding bis zum Offboarding automatisiert Trelica den Lebenszyklus der Nutzer, was mein Leben sehr viel einfacher macht“, sagt Bernard. "Rechtzeitige Berichte über Prozessausnahmen stellen sicher, dass wir Maßnahmen ergreifen können und der Einhaltung von Sicherheitsvorschriften einen Schritt voraus sind.

Vom Onboarding bis zum Offboarding automatisiert Trelica den Lebenszyklus der Nutzer, was meine Arbeit wesentlich vereinfacht.

Bernard Isibor
Global Manager, IT Ops & Infrastructure at Elastic

Durch die Automatisierung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen spart das Elastic-Team Zeit bei manuellen Arbeiten, die besser für strategische Initiativen genutzt werden kann. Rusty Searle, Senior Director, Business Engagement bei Elastic, sagt: „Mit den automatisierten Workflows von Trelica sparen wir jeden Monat Stunden, sodass wir uns auf das Wesentliche konzentrieren können: unseren Mitarbeitern die Werkzeuge zu geben, die sie benötigen, um ihre Produktivität zu maximieren, dass unser Lizenzbedarf kontinuierlich und automatisch angepasst wird.“

Elastic sorgt mit Trelica für die richtige Größe von SaaS-Apps

Dank Trelica kann das IT-Team sicherstellen, dass die verteilte Belegschaft des Unternehmens Zugang zu den besten Technologietools hat, um ihre Produktivität und ihren Erfolg zu steigern und dabei die Effizienz im Blick zu behalten.

„Ich kann Berichte abrufen, die die Nutzerinteraktion mit unseren wichtigsten SaaS-Apps zeigen, sodass wir fundierte Entscheidungen darüber treffen können, wie viele Lizenzen verlängert werden müssen und wie viele wir auslaufen lassen können, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen“, erklärt Rusty.

Neben taktischen Überprüfungen der Lizenznutzung vor der Verlängerung untermauert Trelica eine umfassendere Strategie der SaaS-Lizenzeffizienz, indem es überflüssige Ausgaben identifiziert und beseitigt.

„Wenn es so aussieht, als würden Lizenzen nicht genutzt, senden Trelica-Workflows Slack-Nachrichten, um Kollegen zu fragen, ob sie diese spezielle Lizenz noch benötigen“, fügt Rusty hinzu. „Trelica schafft eine Partnerschaft zwischen der IT und den übrigen Geschäftsbereichen, die sicherstellt, dass wir die Tooling-Anforderungen aller erfüllen und gleichzeitig die damit verbundenen Ausgaben optimieren und einen nachweisbaren ROI erzielen.“

Auf diese Weise konnte Elastic die Lizenzkosten für mehrere Anwendungen senken, darunter Zoom, GitHub, Monday.com und Lucidchart. „Wir können Lizenzen aus unserem Portfolio kontinuierlich automatisch umwidmen, was mit Trelica einen erheblichen ROI darstellt“, erklärt Rusty.

Das Fazit: Sicherheit und Gewissheit

Die Reduzierung der SaaS-Ausgaben ist für ein Unternehmen stets von Vorteil, jedoch stellt die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften den größten Gesamtnutzen von Trelica bei Elastic dar. Das Ersetzen von weitgehend manuellen Prozessen beim Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern durch Automatisierungen hat die Effizienz erheblich verbessert und dazu beigetragen, die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften zu gewährleisten.

Durch die optimale Größe der SaaS-Lizenzen konnten wir erhebliche Einsparungen erzielen. Trelica ist zuverlässig, sicher und konform.

Rusty Searle
Senior Director, Business Engagement at Elastic

„Trelica gibt uns außerdem die Gewissheit, dass ausscheidende Mitarbeiter keinen Zugriff mehr auf Geschäftsanwendungen oder Daten haben, wodurch das erhebliche Risiko einer potenziellen Sicherheitsverletzung gemindert und der Druck vom Team genommen wird“, schließt Rusty.

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