ElasticがSaaSライセンスの最適化とアクセスコンプライアンスを自動化する方法

オンボーディングからオフボーディングまで、Trelicaはユーザーライフサイクルを自動化し、日常業務をとても楽にしてくれます

Bernard Isibor
Global Manager, IT Ops & Infrastructure at Elastic

成果

• 自動化された従業員ライフサイクル管理

• セキュリティコンプライアンスの強化

• コスト削減と効率性

ElasticのSaaS管理の課題

Elasticの「分散型設計」の労働力構造においては、3,000人を超える従業員が世界中でリモートで働き、新入社員に適切なSaaSツールを適切なタイミングで提供することが課題となっています。

「セキュリティ管理を支援する自動化プロセスがなければ、複数のタイムゾーンにまたがって、新入社員の勤務初日の数時間前にセキュリティを設定するのは非常に困難です」と、ElasticのIT運用およびインフラストラクチャ担当グローバルマネージャーのBernard Isibor氏は言います。「期限通りにすべてを完了させるために、しばしば残業や週末も働いていました」と付け加えます。

セキュリティ管理の自動化がなければ、特にタイムゾーンを越えて、新入社員のために入社数時間前までにセットアップを完了することは困難です。

Bernard Isibor
Global Manager, IT Ops & Infrastructure at Elastic

従業員のオフボーディング中にセキュリティコンプライアンスを確保することも同様に重要で、同氏は会社の成功の重要な要素としてタイミングと完全性の両方を挙げています。Elasticの人事プラットフォーム（Workday）とOktaを直接同期することで、一部のSaaSアプリへのアクセスを削除する最初のステップが自動化されますが、ITチームは依然、すべてのアクセスとライセンスが削除され、その情報が正しくアーカイブされ、重要なリソースが適切な人に転送されていることを確認する必要がありました。

Trelicaでオンボーディングとオフボーディングを適切に実行

Elastic は、Trelica の SaaS 管理プラットフォームを導入し、手作業によるオンボーディングとオフボーディング作業の大部分を、従業員のライフサイクル全体にわたって SaaS アクセスを管理する自動ワークフローに置き換えました。

OktaやGoogle Workspaceなどの主要なシステムとの統合により、すべてのElastic従業員の詳細なTrelicaユーザープロファイルが維持され、従業員の直属の上司、部門、雇用日や退職日などの基本的な人事情報も完備されます。Trelicaはこの情報を活用し、ElasticのIDプロバイダーであるOktaと連携して、新入社員が初出勤日に間に合うように、必要なアプリケーションに自動的にプロビジョニングされるようにします。

従業員がElasticを退職すると、オフボーディングワークフローにより、Okta経由またはアプリコネクタを通じてアクセスとライセンスが自動的に削除されます。事業継続と重要な情報の損失防止のため、退職者のGoogleドライブフォルダはその上司に転送されます。同様に、チームメンバーが退職しても作業が中断されないよう、電子メールは上司にリダイレクトされます。

「Trelicaはユーザーのライフサイクルをオンボーディングからオフボーディングまで、自動化してくれ、日常業務が楽になりました」と同氏。「プロセスの例外をタイムリーに報告することで、行動を起こし、セキュリティコンプライアンスの懸念を未然に防ぐことができます。」

オンボーディングからオフボーディングまで、Trelicaはユーザーライフサイクルを自動化し、私の生活をとても楽にしてくれます。

Bernard Isibor
Global Manager, IT Ops & Infrastructure at Elastic

オンボーディングとオフボーディングのプロセスを自動化することで、Elasticチームは手作業の時間を節約し、戦略的な取り組みに充てることができます。Elasticのビジネスエンゲージメント担当シニアディレクターのRusty Searle氏は次のように述べています。「Trelicaの自動化されたワークフローにより、毎月数時間を節約できています。これにより、本当に重要なこと、つまり、従業員が生産性を最大化するために必要なツールを提供しつつ、ライセンスフットプリントを常に自動的に適切なサイズに維持することに集中できるのです。」

ElasticはTrelicaでSaaSアプリを適切なサイズに維持

Trelicaは、効率性を最優先に考えながら、分散して働く同社の従業員が生産性と成功を促進するための最高のテクノロジーツールすべてにアクセスできるよう、ITチームを支援します。

「主要なSaaSアプリに対するユーザーのエンゲージメントを示すレポートを取得できるため、生産性に影響を与えることなく、更新するライセンスの数と『廃止』できるライセンスの数について、十分な情報に基づいた決定を下すことができます」とSearle氏は言います。

更新前のライセンス使用状況の戦術的なレビューに加えて、Trelicaは、無駄な支出を継続的に特定して対処することで、SaaSライセンス効率の広範な戦略を支えています。

「ライセンスが活用されていないと思われる場合、TrelicaワークフローはSlackメッセージを送信して、同僚にその特定のライセンスがまだ必要かどうかを尋ねます」とSearle氏は付け加えます。「Trelicaは、IT部門とその他の事業部門の間にパートナーシップを構築し、関連する支出が最適化され、実証可能なROIが実現されるよう、すべてのユーザーのツールニーズを満たせるようにします。」

このようにして、ElasticはZoom、GitHub、Monday.com、Lucidchartなど複数のアプリケーションのライセンスコストを削減することができました。「当社では、ポートフォリオのライセンスを継続的に自動化して再利用しており、Trelicaによって大きなROIが実現しています」とSearle氏は述べています。

肝心なのは安全と安心

SaaS支出の削減は常にビジネスにとっての成功となりますが、ElasticにおけるTrelica導入の最大の総合的メリットはセキュリティコンプライアンスです。主に手作業による従業員のオンボーディングとオフボーディングのプロセスを自動化に置き換えることで、効率が大幅に向上し、セキュリティコンプライアンス管理の確保に役立っています。

SaaSライセンスのサイズを適切に調整することで大幅な節約を実現できましたが、Trlica の自動化により、貴重なセキュリティ、コンプライアンス、安心感も得られます。

Rusty Searle
Senior Director, Business Engagement at Elastic

「また、Trelicaは、退職者がビジネスアプリやデータにアクセスできなくなったという完全な確信を与えてくれ、潜在的なセキュリティ侵害の重大なリスクを軽減し、チームから大きなプレッシャーを取り除きます」とSearle氏は締めくくります。

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